1. Geltungsbereich und Rollen

Dieser AVV gilt für personenbezogene Daten, die Sie, Ihre Teammitglieder oder Ihre Klienten in Vigore eingeben und die wir verarbeiten, um Ihnen den Dienst bereitzustellen („Klientendaten“). Sie sind Verantwortlicher für die Klientendaten; wir sind Auftragsverarbeiter. Anhang 1 beschreibt die Verarbeitung.

Er gilt nicht für Daten, die wir als Verantwortlicher für eigene Zwecke verarbeiten, etwa Ihr Konto, die Abrechnung und unsere Website. Diese Verarbeitung beschreibt unsere Datenschutzerklärung.

2. Ihre Pflichten

• Sie stellen sicher, dass Sie für die eingegebenen Klientendaten eine gültige Rechtsgrundlage haben und, für Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien, eine gültige Ausnahme nach Artikel 9 DSGVO.
• Sie informieren Ihre Klienten darüber, wie Sie ihre Daten verarbeiten, einschließlich der Tatsache, dass Sie Vigore nutzen.
• Vigore ist ein Terminplanungstool, kein System für Patientenakten. Sie speichern keine Diagnosen, Behandlungsdetails oder sonstigen medizinischen Unterlagen in Notizen zu Klienten oder in Buchungsformularen.
• Sie entscheiden, wie lange Klientendaten aufbewahrt werden, und löschen Klienten und Termine in Vigore, wenn Sie sie nicht mehr benötigen.

3. Unsere Pflichten

Wir werden:

• Klientendaten nur auf Ihre dokumentierte Weisung verarbeiten. Ihre Weisungen sind dieser AVV, die Nutzungsbedingungen und die Art, wie Sie Vigore nutzen und einrichten. Wir informieren Sie, wenn wir der Ansicht sind, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstößt.
• sicherstellen, dass alle bei Vigore, die Zugriff auf Klientendaten haben, zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.
• geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Klientendaten treffen, wie in Anhang 2 beschrieben.
• Sie, soweit vernünftigerweise möglich, bei der Beantwortung von Anfragen Ihrer Klienten zur Ausübung ihrer Rechte unterstützen und jede solche Anfrage, die wir direkt erhalten, an Sie weiterleiten.
• Sie bei Ihren Pflichten zu Sicherheit, Datenschutzverletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation unterstützen, unter Berücksichtigung der uns vorliegenden Informationen.
• Klientendaten nicht für eigene Zwecke verwenden und nicht verkaufen.

4. Datenschutzverletzungen

Wenn wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten erfahren, die Klientendaten betrifft, benachrichtigen wir Sie unverzüglich und, wenn möglich, innerhalb von 48 Stunden. Wir geben Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um die Verletzung zu bewerten und sie, wo erforderlich, innerhalb von 72 Stunden der Aufsichtsbehörde zu melden und die betroffenen Personen zu informieren. Wir ergreifen angemessene Maßnahmen, um die Folgen zu begrenzen.

5. Unterauftragsverarbeiter

Sie erteilen uns eine allgemeine Genehmigung zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern. Die aktuellen Unterauftragsverarbeiter sind in Anhang 3 aufgeführt. Mit jedem von ihnen haben wir einen schriftlichen Vertrag mit Datenschutzpflichten, die mindestens so schützend sind wie dieser AVV, und wir bleiben für ihre Arbeit verantwortlich.

Wir benachrichtigen Sie per E-Mail oder in Vigore mindestens 15 Tage, bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen. Sie können innerhalb dieser Frist aus berechtigten datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen, indem Sie an [email protected] schreiben. Wir versuchen dann, gemeinsam mit Ihnen eine Lösung zu finden. Gelingt das nicht, können Sie den betroffenen Dienst ohne Vertragsstrafe beenden.

Integrationen, die Sie selbst verbinden, etwa Google Kalender, Microsoft Outlook oder Ihr eigenes Stripe-Konto, sind nicht unsere Unterauftragsverarbeiter. Sie nutzen sie im Rahmen Ihres eigenen Vertrags mit dem jeweiligen Anbieter, und wir senden ihnen Daten auf Ihre Weisung.

6. Übermittlungen außerhalb des EWR

Unser Haupt-Hosting befindet sich in der EU. Wenn ein Unterauftragsverarbeiter Klientendaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet, stellen wir sicher, dass die Übermittlung durch einen Angemessenheitsbeschluss (etwa den EU-US-Datenschutzrahmen für zertifizierte Anbieter) oder durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission geschützt ist.

7. Informationen und Audits

Auf Anfrage stellen wir Ihnen die Informationen zur Verfügung, die Sie vernünftigerweise benötigen, um nachzuweisen, dass dieser AVV eingehalten wird. Reicht das nicht aus, können Sie einmal jährlich ein Audit durchführen lassen, durch Sie selbst oder einen unabhängigen, zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer, mit einer Vorankündigung von mindestens 30 Tagen, während der Geschäftszeiten und auf Ihre eigenen Kosten.

8. Löschung und Rückgabe

Sie können Ihre Daten jederzeit aus Vigore exportieren, solange Ihr Konto besteht. Wenn der Kontoinhaber das Konto löscht, löschen wir die Klientendaten innerhalb von 30 Tagen aus unseren aktiven Systemen, es sei denn, wir sind gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet. Gelöschte Daten können bis zu 7 Tage in Datensicherungen verbleiben, bis sie überschrieben werden.

Ein Klient kann bei mehreren Praxen buchen, die Vigore nutzen. Jede Praxis ist Verantwortlicher für ihre eigenen Daten über diesen Klienten. Wenn Sie Ihr Konto löschen, löschen wir Ihre Daten über den Klienten, bewahren die Angaben des Klienten aber für die anderen Praxen auf.

9. Haftung, Laufzeit und anwendbares Recht

Die Haftungsbeschränkung in den Nutzungsbedingungen gilt für diesen AVV, soweit gesetzlich zulässig. Dieser AVV gilt, solange wir Klientendaten für Sie verarbeiten. Widersprechen sich dieser AVV und die Nutzungsbedingungen beim Schutz personenbezogener Daten, hat dieser AVV Vorrang. Dieser AVV unterliegt niederländischem Recht, und Streitigkeiten werden vor dem zuständigen Gericht in Amsterdam verhandelt.

Mit der Nutzung von Vigore stimmen Sie diesem AVV zu. Wenn Sie ein unterzeichnetes Exemplar benötigen, wenden Sie sich an [email protected].

Anhang 1: Beschreibung der Verarbeitung

• Gegenstand und Zweck: Bereitstellung des Buchungs- und Terminplanungsdienstes von Vigore: Buchungsseiten und Widget, Termine, Klientenverwaltung, Zahlungen, E-Mails und Kalenderintegrationen.
• Dauer: solange Sie Vigore nutzen, zuzüglich der Löschfrist in Abschnitt 8.
• Art: Erheben, Speichern, Ordnen, Anzeigen, Versenden und Löschen von Daten.
• Betroffene Personen: Ihre Klienten sowie Ihre Teammitglieder, soweit Sie diese in Vigore verwalten.
• Datenarten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Termindetails (Leistung, Datum, Uhrzeit, Ort, Preis, Zahlungsstatus), Antworten im Buchungsformular, von Ihnen hinzugefügte Notizen und über Vigore gesendete Nachrichten.
• Besondere Kategorien: Manche Daten können Informationen über die Gesundheit offenbaren, etwa der Name einer Behandlung oder eine Antwort im Buchungsformular. Wir verarbeiten sie nur, um den Dienst auf Ihre Weisung zu erbringen.

Anhang 2: Sicherheitsmaßnahmen

• Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung (HTTPS/TLS)
• Verschlüsselte Speicherung durch unseren Hosting-Anbieter
• Zusätzliche Verschlüsselung von Kalender-Zugriffstoken und Titeln von Kalenderterminen
• Rollenbasierter Zugriff innerhalb von Vigore, sodass Teammitglieder nur sehen, was ihre Rolle erlaubt
• Zugriff auf Produktivsysteme beschränkt auf Mitarbeiter, die ihn benötigen
• Maskierung personenbezogener Angaben in der Produktanalyse
• Tägliche Datensicherungen, 7 Tage aufbewahrt
• Serverprotokolle, 30 Tage aufbewahrt

Anhang 3: Unterauftragsverarbeiter