1. Wer wir sind

Red Ocean B.V. (handelnd unter dem Namen Vigore)
Handelsregisternummer (KvK): 92418201
Kabelweg 22, 1014 BB Amsterdam, Niederlande
Datenschutzkontakt: [email protected]

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Fragen zum Datenschutz können Sie an die oben genannte Adresse senden.

2. Unsere zwei Rollen: Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter

Vigore ist eine Buchungs- und Terminplanungsplattform für Fachleute und Praxen aus den Bereichen Gesundheit und Wellness („Kunden“). Je nach Daten haben wir eine von zwei Rollen.

Vigore als Verantwortlicher. Wir entscheiden, wie und warum personenbezogene Daten für unser eigenes Geschäft verwendet werden: Besucher unserer Website, die Konten unserer Kunden und ihrer Teammitglieder, Abrechnung, Kundensupport und Service-E-Mails, Marketing, Website-Analyse sowie Sicherheit und Betrugsprävention. Diese Datenschutzerklärung beschreibt hauptsächlich diese Verarbeitung.

Vigore als Auftragsverarbeiter. Wenn eine Fachkraft Vigore nutzt, um ihre Klienten und Termine zu verwalten, ist die Fachkraft (oder ihre Praxis) Verantwortlicher für diese Klientendaten, etwa Name, Kontaktdaten, Buchungen, Antworten im Buchungsformular und Notizen zu einem Klienten. Vigore verarbeitet diese Daten nur auf Weisung der Fachkraft und auf Grundlage unseres Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Fachkraft entscheidet, welche Daten sie erhebt, warum und auf welcher Rechtsgrundlage.

Wenn Sie Klient einer Fachkraft sind, die Vigore nutzt, wenden Sie sich bitte zuerst an diese Fachkraft, wenn es um Ihre Daten geht, zum Beispiel um sie einzusehen, zu berichtigen oder zu löschen. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage an die Fachkraft weiter oder helfen ihr bei der Beantwortung.

Eigenständige Verantwortliche. Einige Dienste, mit denen wir zusammenarbeiten, verwenden personenbezogene Daten für eigene Zwecke nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen: Stripe für Zahlungen und Betrugsprävention, Google und Microsoft für Ihr Kalenderkonto sowie die Anmeldedienste, die Sie wählen.

3. Personenbezogene Daten, die wir als Verantwortlicher verarbeiten

Wir verwenden personenbezogene Daten nicht für automatisierte Entscheidungen oder Profiling, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Wir speichern keine Zahlungskartendaten. Zahlungen werden von Stripe abgewickelt.

Gesundheitsinformationen. Vigore wird von Fachleuten aus Gesundheit und Wellness genutzt. Manche Informationen in Vigore können etwas über die Gesundheit einer Person verraten, etwa der Name einer Behandlung, eine Notiz zu einem Klienten, eine Antwort im Buchungsformular oder der Titel eines Kalendertermins. Nicht jeder Wellness-Termin ist ein Gesundheitsdatum, aber manches davon kann nach der DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten gehören. Die Fachkraft ist als Verantwortlicher dafür verantwortlich, eine gültige Rechtsgrundlage und, wo nötig, eine Ausnahme nach Artikel 9 DSGVO zu haben. Wir verarbeiten diese Informationen nur, um den Dienst auf ihre Weisung zu erbringen, und schützen sie mit den Maßnahmen in Abschnitt 9.

Vigore ist ein Terminplanungstool, kein System für Patientenakten. Wir bitten Fachleute, keine Diagnosen, Behandlungsdetails oder sonstigen Gesundheitsinformationen in Notizen zu Klienten oder in Buchungsformularen zu speichern.

4. Kalenderintegrationen (Google und Microsoft)

Die Verbindung Ihres Google Kalenders oder Microsoft Outlook-Kalenders ist freiwillig, und Sie können sie jederzeit trennen. Wenn Sie ihn verbinden, gewähren Sie Vigore Zugriff über Ihr Google- oder Microsoft-Konto.

Wir tragen Ihre Buchungen in Ihren Kalender ein. Jeder Termin, den Sie geben, wird in Ihren Hauptkalender eingetragen, mit dem Namen der Leistung und dem Namen des Klienten, Uhrzeit und Ort sowie den Kontaktdaten des Klienten (E-Mail-Adresse und, falls angegeben, Telefonnummer). Verschobene und abgesagte Termine werden in Ihrem Kalender aktualisiert. Ihr Kalenderanbieter speichert diese Termine nach seinen eigenen Bedingungen. Namen von Leistungen können etwas über die Gesundheit eines Klienten verraten. Wählen Sie daher Namen, die Sie ohne Bedenken in einem Kalender zeigen würden.

Mit Zwei-Wege-Synchronisierung zeigen wir auch Ihre eigenen Termine in Vigore. Wir lesen die Termine in Ihrem Hauptkalender und zeigen sie in Ihrer Vigore-Agenda an. Als belegt markierte Zeiten können von Klienten nicht gebucht werden. Ist die Zwei-Wege-Synchronisierung ausgeschaltet, lesen wir Ihre Kalendertermine nicht.

Was wir mit Zwei-Wege-Synchronisierung lesen und speichern. Wir lesen Termine vom Vortag bis etwa drei Monate im Voraus und aktualisieren sie regelmäßig. Zu jedem Termin speichern wir den Titel, Beginn und Ende, ob er ganztägig ist, ob er als belegt oder frei markiert ist, ob Sie die Einladung noch nicht beantwortet haben, sowie die Termin-ID mit dem Link zum Termin und zu seiner Terminserie. Die Terminart und Ihre Antwort lesen wir nur, um zu entscheiden, ob ein Termin angezeigt wird: Abgelehnte Termine, Geburtstage und Arbeitsort-Einträge werden ausgelassen. Wir speichern keine Terminbeschreibungen, Orte oder Gästelisten, und wir lesen Ihre anderen Kalender nicht.

Außerdem speichern wir die E-Mail-Adresse des verbundenen Kalenderkontos und die Zugriffstoken, die Google oder Microsoft uns ausstellt.

Wer es sehen kann. Terminitel sind nur für Sie sichtbar. Kollegen in Ihrer Praxis sehen die Zeit als „Belegt“, ohne den Titel. Klienten sehen Ihre Kalendertermine nie; sie sehen nur, dass eine Zeit nicht verfügbar ist.

Wie wir es schützen. Terminitel und Zugriffstoken werden in unserer Datenbank verschlüsselt. Importierte Termine werden 7 Tage nach ihrem Ende gelöscht. Personenbezogene Angaben in Kalenderterminen werden in unserer Produktanalyse maskiert.

Trennen. Wenn Sie die Verbindung trennen, löschen wir Ihre Zugriffstoken und die importierten Termine, entfernen kommende Vigore-Buchungen aus Ihrem Kalender und hören auf, Ihren Kalender zu lesen und darin zu schreiben. Sie können den Zugriff von Vigore auch jederzeit in den Einstellungen Ihres Google- oder Microsoft-Kontos entziehen.

Google-Nutzerdaten. Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die Vigore über Google APIs erhält, an andere Apps entspricht der Richtlinie zu Nutzerdaten für Google API-Dienste, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Insbesondere gilt:

• Wir verwenden Google-Nutzerdaten nur, um die oben beschriebenen Kalenderfunktionen, die Sie in Vigore sehen, bereitzustellen und zu verbessern.
• Wir geben Google-Nutzerdaten nicht an andere weiter, außer wenn dies zur Bereitstellung dieser Funktionen, zur Einhaltung von Gesetzen oder im Rahmen einer Fusion, Übernahme oder eines Verkaufs von Vermögenswerten erforderlich ist, und im letzten Fall nur nach Ihrer ausdrücklichen vorherigen Einwilligung.
• Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht für Werbung, und wir verkaufen sie nicht.
• Wir verwenden Google-Nutzerdaten nicht, um allgemeine KI- oder Machine-Learning-Modelle zu entwickeln, zu verbessern oder zu trainieren.
• Niemand bei Vigore liest Ihre Google-Nutzerdaten, es sei denn, Sie haben dem für eine bestimmte Anfrage zugestimmt (zum Beispiel eine Support-Frage), es ist aus Sicherheitsgründen nötig, gesetzlich vorgeschrieben, oder die Daten wurden für interne Abläufe zusammengefasst und anonymisiert.

Für Daten aus Microsoft-Kalendern wenden wir dieselben Regeln an.

5. Öffentliche Buchungsseiten

Wenn ein Kunde eine Buchungsseite oder ein Widget veröffentlicht, werden die von ihm gewählten Profilinformationen auf dieser Seite, im eingebetteten Widget und über direkte Links öffentlich sichtbar. Beispiele sind Namen, Fotos, Berufsbezeichnungen, Kurzbiografie, Telefonnummer, Adresse und Leistungen. Der Kunde entscheidet, was veröffentlicht wird. Eine Praxis entscheidet dies für ihre Teammitglieder und ist dafür verantwortlich, sie zu informieren. Kalendertermine und Klientendaten werden nie veröffentlicht.

6. An wen wir personenbezogene Daten weitergeben

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nur weiter an:

• Unsere Auftragsverarbeiter, die nach unseren Weisungen arbeiten: Hosting und Dateispeicher (DigitalOcean), Auslieferung und Sicherheit der Website (Cloudflare), E-Mail-Versand (SendGrid), Kundenbeziehungsmanagement (HubSpot), Website- und Produktanalyse (Google Analytics, Microsoft Clarity), Erkennung des Unternehmens hinter einem Websitebesuch (Leadinfo), serverseitiges Tag-Management (Stape) und der KI-Assistent in Vigore (Anthropic). Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter erhalten Sie auf Anfrage unter [email protected].
• Stripe, zur Abwicklung von Zahlungen. Bei Buchungen umfasst dies Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Klienten. Stripe handelt teils als unser Auftragsverarbeiter und teils als eigenständiger Verantwortlicher.
• Google und Microsoft, wenn Sie Ihren Kalender verbinden (Abschnitt 4), und Google, wenn Sie sich mit Ihrem Google-Konto anmelden.
• Werbepartner (Google Ads, Meta und LinkedIn), nur wenn Sie auf unserer Website Cookies akzeptieren.
• Behörden, wenn das Gesetz es verlangt.
• Einen Käufer oder Rechtsnachfolger, wenn Vigore an einer Fusion oder Übernahme beteiligt ist. Google-Nutzerdaten werden nur nach Ihrer ausdrücklichen vorherigen Einwilligung übertragen (Abschnitt 4).

Wir informieren Kunden mindestens 15 Tage im Voraus, bevor wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen, der ihre Klientendaten verarbeitet, und Kunden können widersprechen, wie in unserem Auftragsverarbeitungsvertrag festgelegt.

7. Internationale Übermittlungen

Unsere wichtigsten Server und unsere Datenbank werden von DigitalOcean in der EU gehostet. Einige unserer Anbieter haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder leisten von dort aus Support, darunter Google, Microsoft, Stripe, SendGrid, HubSpot, Cloudflare, Anthropic, Meta und LinkedIn. Personenbezogene Daten können daher außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden.

In diesem Fall stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, etwa den EU-US-Datenschutzrahmen (Data Privacy Framework) für zertifizierte Anbieter, oder auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Sie können bei uns weitere Informationen zu diesen Garantien anfordern.

8. Wie lange wir personenbezogene Daten aufbewahren

Fachleute entscheiden, wie lange sie die Daten ihrer Klienten aufbewahren, und können Klienten und Termine in Vigore löschen. Manche Fachleute haben eigene gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Dafür sind sie selbst verantwortlich; Vigore ist kein System für Patientenakten.

Wir können Daten länger aufbewahren, wenn dies zur Bearbeitung eines Rechtsanspruchs oder eines Sicherheitsvorfalls erforderlich ist.

9. Sicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die dem Risiko angemessen sind, darunter:

• Verschlüsselung von Daten bei der Übertragung (HTTPS/TLS)
• Verschlüsselte Speicherung durch unseren Hosting-Anbieter
• Zusätzliche Verschlüsselung von Kalender-Zugriffstoken und Titeln von Kalenderterminen
• Rollenbasierter Zugriff, sodass Teammitglieder nur sehen, was ihre Rolle erlaubt
• Maskierung personenbezogener Angaben in der Produktanalyse
• Regelmäßige Datensicherungen

Kein System ist vollkommen sicher. Wenn eine Datenschutzverletzung Sie betrifft, handeln wir so, wie es die DSGVO verlangt. Dazu kann gehören, die niederländische Datenschutzbehörde, unsere Kunden und die betroffenen Personen zu informieren.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet:

• Notwendige Cookies, die erforderlich sind, um die Website zu betreiben und zu schützen und Ihre Cookie-Auswahl zu speichern: vigore_consent (12 Monate) und __cf_bm von Cloudflare (30 Minuten).
• Unser Attributions-Cookie, vigore_attribution (90 Tage), das sich merkt, über welche Kampagne oder Website Sie zu uns gekommen sind, damit wir dies einer Registrierung zuordnen können.
• Analyse (Google Analytics, Microsoft Clarity, Leadinfo), die uns hilft zu verstehen, wie die Website genutzt wird und welche Unternehmen sie besuchen. Leadinfo verwendet Ihre IP-Adresse, um das Unternehmen zu erkennen, von dem aus Sie die Website besuchen.
• Marketing (Google Ads, Meta, LinkedIn, HubSpot), das misst, welche Kampagnen Besucher und Registrierungen bringen, und es uns ermöglicht, unsere Anzeigen Personen zu zeigen, die unsere Website besucht haben.

Analyse- und Marketing-Tools werden erst geladen, nachdem Sie in unserem Cookie-Banner auf Akzeptieren geklickt haben. Unser Tag-Management läuft über einen Server in der EU (Stape). Sie können Cookies auch in Ihrem Browser löschen. Unsere Cookie-Richtlinie enthält weitere Einzelheiten.

Im Vigore-Dashboard

Wir verwenden Microsoft Clarity, um zu verstehen, wie das Produkt genutzt wird. Personenbezogene Angaben auf dem Bildschirm werden maskiert. Solange Sie keine Cookies akzeptieren, läuft Clarity ohne Cookies. Wenn Sie zustimmen, kann es auch Clarity-Cookies setzen.

Im Buchungs-Widget

Das Buchungs-Widget auf der Website einer Fachkraft setzt auf dieser Website keine Cookies. Analysen im Widget laufen nur, wenn der Website-Betreiber die Einwilligung des Besuchers weitergibt.

11. Service-E-Mails und Marketing

Wir senden Service-E-Mails, die für den Betrieb Ihres Kontos nötig sind, etwa Bestätigungen, Sicherheitsmeldungen und Änderungen am Dienst. Solange Sie ein Konto haben, können Sie diese nicht abbestellen.

Marketing-E-Mails senden wir nur, wenn Sie dem Empfang zugestimmt haben, und Sie können sich über den Link in jeder E-Mail abmelden.

12. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu erhalten
• sie berichtigen oder löschen zu lassen
• ihre Verarbeitung einschränken zu lassen oder ihr zu widersprechen
• sie in einem übertragbaren Format zu erhalten
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die zuvor erfolgte Verarbeitung berührt

Welche Rechte gelten, kann von der Rechtsgrundlage der Verarbeitung abhängen. Senden Sie Ihre Anfrage an [email protected]. Wir antworten innerhalb eines Monats. Ist eine Anfrage komplex, können wir diese Frist um bis zu zwei weitere Monate verlängern; wir teilen Ihnen dann den Grund mit. Wir können Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen.

Wenn Sie Klient einer Fachkraft sind, die Vigore nutzt, siehe Abschnitt 2.

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) oder bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem eigenen Land einzulegen.

13. Kinder

Vigore-Konten sind für Erwachsene: Sie müssen mindestens 18 Jahre alt sein, um ein Konto zu erstellen, wie in unseren Nutzungsbedingungen festgelegt.

Fachleute können Vigore nutzen, um Termine für minderjährige Klienten zu verwalten. In diesem Fall ist die Fachkraft als Verantwortlicher für die geltenden gesetzlichen Anforderungen verantwortlich, etwa die Einwilligung eines Elternteils oder Vormunds, wo erforderlich.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unser Dienst oder die Rechtslage ändert. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung. Über wichtige Änderungen informieren wir Kunden per E-Mail oder im Produkt, bevor sie wirksam werden. Wenn eine Änderung Ihre Einwilligung erfordert, holen wir sie ein.