1. Хто ми

Red Ocean B.V. (здійснює діяльність під назвою Vigore)
Номер у Торговій палаті (KvK): 92418201
Kabelweg 22, 1014 BB Amsterdam, Нідерланди
Контакт з питань конфіденційності: [email protected]

Ми не призначали інспектора із захисту даних. Запитання щодо конфіденційності можна надсилати на зазначену вище адресу.

2. Наші дві ролі: контролер і обробник

Vigore — це платформа для запису та планування для фахівців і практик у сфері здоров’я та добробуту («замовники»). Залежно від даних ми виконуємо одну з двох ролей.

Vigore як контролер. Ми визначаємо, як і з якою метою використовуються персональні дані для нашої власної діяльності: відвідувачі нашого вебсайту, облікові записи наших замовників та членів їхніх команд, виставлення рахунків, підтримка клієнтів і сервісні листи, маркетинг, вебаналітика, а також безпека й запобігання шахрайству. Ця Політика конфіденційності здебільшого описує саме таку обробку.

Vigore як обробник. Коли фахівець використовує Vigore для керування своїми клієнтами та записами, контролером даних цих клієнтів є фахівець (або його практика) — це, зокрема, ім’я клієнта, контактні дані, записи, відповіді у формі запису та нотатки. Vigore обробляє ці дані лише за вказівками фахівця та відповідно до нашої Угоди про обробку даних. Фахівець вирішує, які дані він збирає, з якою метою і на якій правовій підставі.

Якщо ви є клієнтом фахівця, який користується Vigore, щодо своїх даних (наприклад, щоб переглянути, виправити чи видалити їх) спершу зверніться до цього фахівця. Якщо ви звернетеся до нас, ми переадресуємо ваш запит фахівцю або допоможемо йому на нього відповісти.

Незалежні контролери. Деякі сервіси, з якими ми співпрацюємо, використовують персональні дані для власних цілей відповідно до власних політик конфіденційності: Stripe — для платежів і запобігання шахрайству, Google і Microsoft — для вашого облікового запису календаря, а також обрані вами постачальники послуг входу.

3. Персональні дані, які ми обробляємо як контролер

Ми не використовуємо персональні дані для автоматизованого ухвалення рішень або профілювання, що має для вас правові чи подібні істотні наслідки.

Ми не зберігаємо дані платіжних карток. Платежі обробляє Stripe.

Інформація про здоров’я. Vigore використовують фахівці у сфері здоров’я та добробуту. Деяка інформація у Vigore може розкривати відомості про здоров’я особи, наприклад назва процедури, нотатка про клієнта, відповідь у формі запису або назва події в календарі. Не кожен запис у сфері добробуту є даними про здоров’я, але частина таких даних може належати до особливих категорій даних відповідно до GDPR. Фахівець як контролер відповідає за наявність дійсної правової підстави та, за потреби, винятку відповідно до статті 9 GDPR. Ми обробляємо цю інформацію лише для надання сервісу за його вказівками та захищаємо її заходами, описаними в розділі 9.

Vigore — це інструмент для планування, а не система медичних записів. Ми просимо фахівців не зберігати діагнози, відомості про лікування чи іншу інформацію про здоров’я в нотатках про клієнтів або формах запису.

4. Інтеграції з календарями (Google і Microsoft)

Під’єднання календаря Google Calendar або Microsoft Outlook є необов’язковим, і ви можете від’єднати його в будь-який момент. Під’єднуючи календар, ви надаєте Vigore доступ через свій обліковий запис Google або Microsoft.

Ми додаємо ваші записи до вашого календаря. Кожен ваш прийом додається до вашого основного календаря із зазначенням назви послуги та імені клієнта, часу й місця, а також контактних даних клієнта (адреси електронної пошти та, якщо його вказано, номера телефону). Перенесені та скасовані прийоми оновлюються у вашому календарі. Ваш постачальник календаря зберігає ці події на власних умовах. Назви послуг можуть розкривати відомості про здоров’я клієнта, тому обирайте назви, які ви готові показувати в календарі.

У разі двосторонньої синхронізації ми також показуємо ваші власні події у Vigore. Ми зчитуємо події з вашого основного календаря та показуємо їх у вашому розкладі Vigore. Час, позначений як зайнятий, клієнти не можуть забронювати. Якщо двосторонню синхронізацію вимкнено, ми не зчитуємо події вашого календаря.

Що ми зчитуємо та зберігаємо в разі двосторонньої синхронізації. Ми зчитуємо події від попереднього дня приблизно на три місяці вперед і регулярно їх оновлюємо. Для кожної події ми зберігаємо назву, час початку й завершення, чи триває вона весь день, чи позначено її як зайнятий або вільний час, чи ви ще не відповіли на запрошення, а також ідентифікатор події з посиланням на подію та її серію повторень. Тип події та вашу відповідь ми зчитуємо лише для того, щоб вирішити, чи показувати подію: відхилені події, дні народження та записи про робоче місце не враховуються. Ми не зберігаємо описи подій, місця проведення чи списки гостей і не зчитуємо інші ваші календарі.

Ми також зберігаємо адресу електронної пошти під’єднаного облікового запису календаря та токени доступу, які надають нам Google або Microsoft.

Хто це бачить. Назви подій бачите лише ви. Колеги у вашій практиці бачать цей час як «Зайнято» без назви. Клієнти ніколи не бачать подій вашого календаря; вони бачать лише, що певний час недоступний.

Як ми це захищаємо. Назви подій і токени доступу зберігаються в нашій базі даних у зашифрованому вигляді. Імпортовані події видаляються через 7 днів після їх завершення. Персональні дані в подіях календаря маскуються в нашій продуктовій аналітиці.

Від’єднання. Коли ви від’єднуєте календар, ми видаляємо ваші токени доступу та імпортовані події, прибираємо з вашого календаря майбутні записи Vigore та припиняємо зчитувати ваш календар і вносити до нього зміни. Ви також можете будь-коли скасувати доступ Vigore в налаштуваннях свого облікового запису Google або Microsoft.

Дані користувачів Google. Використання Vigore інформації, отриманої від API Google, і її передавання будь-якому іншому застосунку відповідатимуть Політиці щодо даних користувачів сервісів Google API, зокрема вимогам обмеженого використання (Limited Use). Зокрема:

• Ми використовуємо дані користувачів Google лише для надання та вдосконалення описаних вище функцій календаря, які ви бачите у Vigore.
• Ми не передаємо дані користувачів Google іншим особам, окрім випадків, коли це необхідно для надання цих функцій, для дотримання вимог законодавства або в межах злиття, придбання чи продажу активів, причому в останньому випадку — лише після вашої явної попередньої згоди.
• Ми не використовуємо дані користувачів Google для реклами та не продаємо їх.
• Ми не використовуємо дані користувачів Google для розроблення, вдосконалення чи навчання узагальнених моделей штучного інтелекту або машинного навчання.
• Жоден працівник Vigore не читає ваших даних користувача Google, окрім випадків, коли ви погодилися на це для конкретного запиту (наприклад, звернення до служби підтримки), це необхідно для безпеки, цього вимагає закон або дані було агреговано й анонімізовано для внутрішніх операцій.

Ті самі правила ми застосовуємо до даних із календарів Microsoft.

5. Публічні сторінки запису

Коли замовник публікує сторінку запису або віджет, обрана ним інформація профілю стає загальнодоступною на цій сторінці, у вбудованому віджеті та за прямими посиланнями. Це, наприклад, імена, фотографії, посади, біографія, номер телефону, адреса та послуги. Що саме публікувати, вирішує замовник. Щодо членів команди це вирішує практика, яка відповідає за їх інформування. Події календаря та дані клієнтів ніколи не публікуються.

6. Кому ми передаємо персональні дані

Ми не продаємо персональні дані. Ми передаємо їх лише:

• Нашим обробникам, які діють за нашими вказівками: хостинг і зберігання файлів (DigitalOcean), доставка вебсайту та безпека (Cloudflare), доставка електронних листів (SendGrid), керування відносинами з клієнтами (HubSpot), аналітика вебсайту та продукту (Google Analytics, Microsoft Clarity), визначення компанії, з якої здійснено відвідування вебсайту (Leadinfo), серверне керування тегами (Stape) та AI-асистент у Vigore (Anthropic). Актуальний перелік субобробників можна отримати на запит за адресою [email protected].
• Stripe — для обробки платежів. Для записів це включає ім’я клієнта, адресу електронної пошти та номер телефону. Stripe діє частково як наш обробник, а частково як незалежний контролер.
• Google і Microsoft — коли ви під’єднуєте свій календар (розділ 4), а також Google — коли ви входите через свій обліковий запис Google.
• Рекламним партнерам (Google Ads, Meta і LinkedIn) — лише якщо ви приймаєте файли cookie на нашому вебсайті.
• Державним органам — коли цього вимагає закон.
• Покупцеві або правонаступникові — якщо Vigore бере участь у злитті або поглинанні. Дані користувачів Google передаються лише після вашої явної попередньої згоди (розділ 4).

Ми повідомлятимемо замовників щонайменше за 15 днів до того, як додамо або замінимо субобробника, який обробляє дані їхніх клієнтів, і замовники можуть заперечити проти цього, як визначено в нашій Угоді про обробку даних.

7. Міжнародне передавання даних

Наші основні сервери та база даних розміщені в DigitalOcean у ЄС. Деякі наші постачальники розташовані у Сполучених Штатах або надають підтримку звідти, зокрема Google, Microsoft, Stripe, SendGrid, HubSpot, Cloudflare, Anthropic, Meta і LinkedIn. Тому персональні дані можуть передаватися за межі Європейської економічної зони.

У таких випадках ми спираємося на рішення Європейської комісії про адекватність, як-от Рамкова програма конфіденційності даних ЄС — США (EU-U.S. Data Privacy Framework) для сертифікованих постачальників, або на Стандартні договірні положення Європейської комісії. Ви можете звернутися до нас по додаткову інформацію про ці гарантії.

8. Як довго ми зберігаємо персональні дані

Фахівці самі вирішують, як довго зберігати дані своїх клієнтів, і можуть видаляти клієнтів і записи у Vigore. Деякі фахівці мають власний юридичний обов’язок вести облік. Це їхня відповідальність; Vigore не є системою медичних записів.

Ми можемо зберігати дані довше, якщо це необхідно для врегулювання правової вимоги або інциденту безпеки.

9. Безпека

Ми застосовуємо технічні та організаційні заходи, що відповідають ризику, зокрема:

• Шифрування даних під час передавання (HTTPS/TLS)
• Зашифроване зберігання, що забезпечується нашим хостинг-провайдером
• Додаткове шифрування токенів доступу до календаря та назв подій календаря
• Доступ на основі ролей, щоб члени команди бачили лише те, що дозволяє їхня роль
• Маскування персональних даних у продуктовій аналітиці
• Регулярне резервне копіювання

Жодна система не є повністю захищеною. Якщо порушення безпеки даних зачепить вас, ми діятимемо відповідно до вимог GDPR, що може включати повідомлення Нідерландського органу із захисту даних, наших замовників і постраждалих осіб.

10. Файли cookie та подібні технології

Наш вебсайт використовує:

• Необхідні файли cookie, які потрібні для роботи й захисту сайту та для запам’ятовування вашого вибору щодо файлів cookie: vigore_consent (12 місяців) і __cf_bm від Cloudflare (30 хвилин).
• Наш файл cookie атрибуції, vigore_attribution (90 днів), який запам’ятовує, яка кампанія чи вебсайт привели вас до нас, щоб ми могли пов’язати це з реєстрацією.
• Аналітику (Google Analytics, Microsoft Clarity, Leadinfo), яка допомагає нам зрозуміти, як використовується сайт і які компанії його відвідують. Leadinfo використовує вашу IP-адресу, щоб визначити компанію, з якої ви заходите.
• Маркетинг (Google Ads, Meta, LinkedIn, HubSpot), що вимірює, які кампанії приводять відвідувачів і реєстрації, та дає нам змогу показувати нашу рекламу людям, які відвідали наш сайт.

Інструменти аналітики та маркетингу завантажуються лише після того, як ви натиснете «Прийняти» в нашому банері файлів cookie. Керування тегами відбувається через сервер у ЄС (Stape). Ви також можете видалити файли cookie у своєму браузері. Докладніше — у нашому Повідомленні про файли cookie.

У панелі керування Vigore

Ми використовуємо Microsoft Clarity, щоб розуміти, як використовується продукт. Персональні дані на екрані маскуються. Доки ви не приймете файли cookie, Clarity працює без файлів cookie. Якщо ви їх приймете, Clarity також може встановлювати свої файли cookie.

У віджеті запису

Віджет запису на вебсайті фахівця не встановлює файлів cookie на цьому вебсайті. Аналітика у віджеті працює лише тоді, коли власник вебсайту передає згоду відвідувача.

11. Сервісні та маркетингові листи

Ми надсилаємо сервісні листи, необхідні для роботи вашого облікового запису, як-от підтвердження, повідомлення щодо безпеки та про зміни в сервісі. Відмовитися від них, доки у вас є обліковий запис, неможливо.

Ми надсилаємо маркетингові листи лише тоді, коли ви погодилися їх отримувати, і ви можете відписатися за посиланням у кожному листі.

12. Ваші права

Відповідно до GDPR ви маєте право:

• Отримати доступ до своїх персональних даних
• Вимагати їх виправлення або видалення
• Обмежити їх обробку або заперечити проти неї
• Отримати їх у портативному форматі
• Будь-коли відкликати свою згоду, що не впливає на законність обробки, здійсненої до цього

Які саме права застосовуються, може залежати від правової підстави обробки. Надсилайте свій запит на [email protected]. Ми відповідаємо протягом одного місяця. Якщо запит складний, ми можемо продовжити цей строк ще не більше ніж на два місяці й повідомимо вам причину. Ми можемо попросити вас підтвердити свою особу.

Якщо ви є клієнтом фахівця, який користується Vigore, див. розділ 2.

Ви також маєте право подати скаргу до Нідерландського органу із захисту даних (Autoriteit Persoonsgegevens) або до наглядового органу у своїй країні.

13. Діти

Облікові записи Vigore призначені для повнолітніх: щоб створити обліковий запис, вам має бути щонайменше 18 років, як зазначено в наших Умовах користування.

Фахівці можуть використовувати Vigore для керування записами неповнолітніх клієнтів. У такому разі фахівець як контролер відповідає за дотримання відповідних правових вимог, як-от отримання згоди батьків або опікуна, якщо це необхідно.

14. Зміни до цієї Політики

Ми можемо оновлювати цю Політику конфіденційності, коли змінюється наш сервіс або законодавство. Дата вгорі вказує на останню версію. Про важливі зміни ми повідомлятимемо замовників електронною поштою або в продукті до набрання ними чинності. Якщо зміна потребує вашої згоди, ми попросимо її.