1. Quiénes somos

Red Ocean B.V. (con el nombre comercial Vigore)
Número de la Cámara de Comercio (KvK): 92418201
Kabelweg 22, 1014 BB Ámsterdam, Países Bajos
Contacto de privacidad: [email protected]

No hemos designado un delegado de protección de datos. Puedes enviar tus preguntas sobre privacidad a la dirección indicada arriba.

2. Nuestros dos roles: responsable y encargado del tratamiento

Vigore es una plataforma de reservas y agenda para profesionales y centros de salud y bienestar (“clientes de Vigore”). Según los datos de que se trate, tenemos uno de dos roles.

Vigore como responsable del tratamiento. Decidimos cómo y por qué se usan los datos personales para nuestro propio negocio: visitantes de nuestro sitio web, las cuentas de nuestros clientes y de los miembros de su equipo, facturación, atención al cliente y correos de servicio, marketing, analítica web, y seguridad y prevención del fraude. Esta política de privacidad describe principalmente este tratamiento.

Vigore como encargado del tratamiento. Cuando un profesional usa Vigore para gestionar a sus clientes y citas, el profesional (o su centro) es el responsable del tratamiento de esos datos de clientes, como el nombre, los datos de contacto, las reservas, las respuestas al formulario de reserva y las notas de un cliente. Vigore trata estos datos solo siguiendo las instrucciones del profesional y conforme a nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos. El profesional decide qué datos recoge, por qué y con qué base jurídica.

Si eres cliente de un profesional que usa Vigore, contacta primero con ese profesional sobre tus datos, por ejemplo para verlos, corregirlos o eliminarlos. Si te pones en contacto con nosotros, le reenviaremos tu solicitud o le ayudaremos a responderla.

Responsables independientes. Algunos servicios con los que trabajamos usan datos personales para sus propios fines según sus propias políticas de privacidad: Stripe para pagos y prevención del fraude, Google y Microsoft para tu cuenta de calendario, y los servicios de inicio de sesión que elijas.

3. Datos personales que tratamos como responsable

No usamos datos personales para decisiones automatizadas ni elaboración de perfiles que produzcan efectos jurídicos en ti o te afecten significativamente de modo similar.

No almacenamos datos de tarjetas de pago. Los pagos los procesa Stripe.

Información de salud. Vigore lo usan profesionales de la salud y el bienestar. Alguna información en Vigore puede revelar algo sobre la salud de una persona, como el nombre de un tratamiento, una nota sobre un cliente, una respuesta al formulario de reserva o el título de un evento del calendario. No toda cita de bienestar es un dato de salud, pero parte de esa información puede ser una categoría especial de datos según el RGPD. El profesional, como responsable del tratamiento, debe contar con una base jurídica válida y, cuando sea necesario, con una excepción conforme al artículo 9 del RGPD. Tratamos esta información solo para prestar el servicio siguiendo sus instrucciones, y la protegemos con las medidas de la sección 9.

Vigore es una herramienta de agenda, no un sistema de historias clínicas. Pedimos a los profesionales que no guarden diagnósticos, detalles de tratamientos ni otra información de salud en las notas de clientes ni en los formularios de reserva.

4. Integraciones de calendario (Google y Microsoft)

Conectar tu Google Calendar o tu calendario de Microsoft Outlook es opcional, y puedes desconectarlo en cualquier momento. Al conectarlo, das acceso a Vigore a través de tu cuenta de Google o Microsoft.

Añadimos tus reservas a tu calendario. Cada cita que das se añade a tu calendario principal, con el nombre del servicio y el nombre del cliente, la hora y el lugar, y los datos de contacto del cliente (correo electrónico y, si lo ha indicado, teléfono). Las citas movidas y canceladas se actualizan en tu calendario. Tu proveedor de calendario guarda estos eventos según sus propias condiciones. Los nombres de los servicios pueden revelar algo sobre la salud de un cliente, así que elige nombres que no te importe mostrar en un calendario.

Con la sincronización bidireccional, también mostramos tus propios eventos en Vigore. Leemos los eventos de tu calendario principal y los mostramos en tu agenda de Vigore. Los clientes no pueden reservar las horas marcadas como ocupadas. Si la sincronización bidireccional está desactivada, no leemos los eventos de tu calendario.

Qué leemos y guardamos con la sincronización bidireccional. Leemos los eventos desde el día anterior hasta unos tres meses vista, y los actualizamos con regularidad. De cada evento guardamos el título, la hora de inicio y fin, si dura todo el día, si está marcado como ocupado o libre, si aún no has respondido a la invitación, y el ID del evento con el enlace al evento y a su serie periódica. Leemos el tipo de evento y tu respuesta solo para decidir si mostramos un evento: se omiten los eventos rechazados, los cumpleaños y las indicaciones de lugar de trabajo. No guardamos descripciones, ubicaciones ni listas de invitados de los eventos, y no leemos tus otros calendarios.

También guardamos la dirección de correo de la cuenta de calendario conectada y los tokens de acceso que nos facilita Google o Microsoft.

Quién puede verlo. Los títulos de los eventos solo los ves tú. Los compañeros de tu centro ven la franja como “Ocupado”, sin el título. Los clientes nunca ven los eventos de tu calendario; solo ven que una hora no está disponible.

Cómo lo protegemos. Los títulos de los eventos y los tokens de acceso se cifran en nuestra base de datos. Los eventos importados se eliminan 7 días después de que terminen. Los datos personales de los eventos del calendario se ocultan en nuestra analítica de producto.

Desconexión. Cuando desconectas el calendario, eliminamos tus tokens de acceso y los eventos que importamos, quitamos de tu calendario las próximas reservas de Vigore y dejamos de leer y escribir en tu calendario. También puedes retirar el acceso de Vigore en cualquier momento en la configuración de tu cuenta de Google o Microsoft.

Datos de usuario de Google. El uso por parte de Vigore de la información recibida de las API de Google, y su transferencia a cualquier otra aplicación, cumplirá la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use). En particular:

• Usamos los datos de usuario de Google solo para prestar y mejorar las funciones de calendario descritas arriba, que puedes ver en Vigore.
• No transferimos datos de usuario de Google a terceros, salvo cuando sea necesario para prestar esas funciones, para cumplir la ley, o como parte de una fusión, adquisición o venta de activos, y en este último caso solo con tu consentimiento previo y explícito.
• No usamos los datos de usuario de Google para publicidad, y no los vendemos.
• No usamos los datos de usuario de Google para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generales de IA o de aprendizaje automático.
• Nadie en Vigore lee tus datos de usuario de Google, salvo que lo hayas autorizado para una solicitud concreta (por ejemplo, una consulta de soporte), sea necesario por seguridad, lo exija la ley, o los datos se hayan agregado y anonimizado para operaciones internas.

Aplicamos las mismas reglas a los datos de los calendarios de Microsoft.

5. Páginas de reserva públicas

Cuando un cliente de Vigore publica una página de reservas o un widget, la información de perfil que elige pasa a ser visible públicamente en esa página, en el widget integrado y mediante enlaces directos. Por ejemplo: nombres, fotos, cargos, biografía, teléfono, dirección y servicios. El cliente de Vigore decide qué se publica. Un centro lo decide para los miembros de su equipo y es responsable de informarles. Los eventos del calendario y los datos de los clientes nunca se publican.

6. Con quién compartimos datos personales

No vendemos datos personales. Solo los compartimos con:

• Nuestros encargados del tratamiento, que trabajan siguiendo nuestras instrucciones: alojamiento y almacenamiento de archivos (DigitalOcean), entrega y seguridad del sitio web (Cloudflare), envío de correos (SendGrid), gestión de relaciones con clientes (HubSpot), analítica web y de producto (Google Analytics, Microsoft Clarity), identificación de la empresa detrás de una visita al sitio web (Leadinfo), gestión de etiquetas del lado del servidor (Stape) y el asistente de IA de Vigore (Anthropic). La lista actual de subencargados está disponible a petición en [email protected].
• Stripe, para procesar pagos. En las reservas, esto incluye el nombre, el correo electrónico y el teléfono del cliente. Stripe actúa en parte como nuestro encargado del tratamiento y en parte como responsable independiente.
• Google y Microsoft, cuando conectas tu calendario (sección 4), y Google cuando inicias sesión con tu cuenta de Google.
• Socios publicitarios (Google Ads, Meta y LinkedIn), solo si aceptas las cookies en nuestro sitio web.
• Autoridades, cuando la ley lo exige.
• Un comprador o sucesor, si Vigore participa en una fusión o adquisición. Los datos de usuario de Google solo se transfieren con tu consentimiento previo y explícito (sección 4).

Avisaremos a los clientes de Vigore con al menos 15 días de antelación antes de añadir o sustituir un subencargado que trate los datos de sus clientes, y podrán oponerse, tal como establece nuestro Acuerdo de Tratamiento de Datos.

7. Transferencias internacionales

Nuestros servidores principales y nuestra base de datos están alojados por DigitalOcean en la UE. Algunos de nuestros proveedores están establecidos en los Estados Unidos o prestan soporte desde allí, entre ellos Google, Microsoft, Stripe, SendGrid, HubSpot, Cloudflare, Anthropic, Meta y LinkedIn. Por tanto, los datos personales pueden transferirse fuera del Espacio Económico Europeo.

En ese caso nos basamos en una decisión de adecuación de la Comisión Europea, como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (Data Privacy Framework) para proveedores certificados, o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea. Puedes pedirnos más información sobre estas garantías.

8. Cuánto tiempo conservamos los datos personales

Los profesionales deciden cuánto tiempo conservan los datos de sus clientes, y pueden eliminar clientes y citas en Vigore. Algunos profesionales tienen su propia obligación legal de conservar registros. Eso es responsabilidad suya; Vigore no es un sistema de historias clínicas.

Podemos conservar los datos más tiempo cuando sea necesario para atender una reclamación legal o un incidente de seguridad.

9. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, entre ellas:

• Cifrado de los datos en tránsito (HTTPS/TLS)
• Almacenamiento cifrado proporcionado por nuestro proveedor de alojamiento
• Cifrado adicional de los tokens de acceso al calendario y de los títulos de los eventos del calendario
• Acceso basado en roles, para que los miembros del equipo solo vean lo que su rol permite
• Ocultación de los datos personales en la analítica de producto
• Copias de seguridad periódicas

Ningún sistema es completamente seguro. Si una brecha de datos te afecta, actuaremos como exige el RGPD, lo que puede incluir informar a la autoridad neerlandesa de protección de datos, a nuestros clientes y a las personas afectadas.

10. Cookies y tecnologías similares

Nuestro sitio web utiliza:

• Cookies esenciales, necesarias para que el sitio funcione y esté protegido y para recordar tu elección sobre las cookies: vigore_consent (12 meses) y __cf_bm de Cloudflare (30 minutos).
• Nuestra cookie de atribución, vigore_attribution (90 días), que recuerda qué campaña o sitio web te trajo hasta nosotros, para poder vincularlo a un registro.
• Analítica (Google Analytics, Microsoft Clarity, Leadinfo), que nos ayuda a entender cómo se usa el sitio y qué empresas lo visitan. Leadinfo usa tu dirección IP para identificar la empresa desde la que lo visitas.
• Marketing (Google Ads, Meta, LinkedIn, HubSpot), que mide qué campañas traen visitas y registros y nos permite mostrar nuestros anuncios a personas que han visitado nuestro sitio.

Las herramientas de analítica y marketing solo se cargan después de que hagas clic en Aceptar en nuestro banner de cookies. Nuestra gestión de etiquetas funciona a través de un servidor en la UE (Stape). También puedes eliminar las cookies en tu navegador. Nuestro Aviso de cookies ofrece más detalles.

En el panel de Vigore

Usamos Microsoft Clarity para entender cómo se usa el producto. Los datos personales en pantalla se ocultan. Hasta que aceptes las cookies, Clarity funciona sin cookies. Si las aceptas, también puede instalar cookies de Clarity.

En el widget de reservas

El widget de reservas en el sitio web de un profesional no instala cookies en ese sitio. La analítica del widget solo funciona si el propietario del sitio transmite el consentimiento del visitante.

11. Correos de servicio y marketing

Enviamos los correos de servicio necesarios para el funcionamiento de tu cuenta, como confirmaciones, mensajes de seguridad y cambios en el servicio. No puedes darte de baja de ellos mientras tengas una cuenta.

Solo enviamos correos de marketing si has aceptado recibirlos, y puedes darte de baja mediante el enlace de cada correo.

12. Tus derechos

Según el RGPD, tienes derecho a:

• Acceder a tus datos personales
• Que se rectifiquen o eliminen
• Limitar su tratamiento u oponerte a él
• Recibirlos en un formato portable
• Retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte al tratamiento realizado antes

Los derechos aplicables pueden depender de la base jurídica del tratamiento. Envía tu solicitud a [email protected]. Respondemos en el plazo de un mes. Si una solicitud es compleja, podemos ampliar este plazo hasta dos meses más, y te explicaremos el motivo. Podemos pedirte que confirmes tu identidad.

Si eres cliente de un profesional que usa Vigore, consulta la sección 2.

También tienes derecho a presentar una reclamación ante la autoridad neerlandesa de protección de datos (Autoriteit Persoonsgegevens) o ante la autoridad de control de tu propio país.

13. Menores

Las cuentas de Vigore son para adultos: debes tener 18 años o más para crear una, como se indica en nuestros Términos del servicio.

Los profesionales pueden usar Vigore para gestionar citas de clientes menores de edad. En ese caso, el profesional, como responsable del tratamiento, es responsable de cumplir los requisitos legales aplicables, como el consentimiento de un progenitor o tutor cuando sea necesario.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de privacidad cuando cambie nuestro servicio o la ley. La fecha de arriba indica la versión más reciente. Informaremos a los clientes de los cambios importantes por correo electrónico o en el producto antes de que entren en vigor. Si un cambio requiere tu consentimiento, te lo pediremos.