1. Qui nous sommes

Red Ocean B.V. (exerçant sous le nom de Vigore)
Numéro à la Chambre de commerce (KvK) : 92418201
Kabelweg 22, 1014 BB Amsterdam, Pays-Bas
Contact confidentialité : [email protected]

Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données. Vous pouvez envoyer vos questions sur la confidentialité à l'adresse ci-dessus.

2. Nos deux rôles : responsable du traitement et sous-traitant

Vigore est une plateforme de réservation et de planification pour les professionnels et cabinets de la santé et du bien-être (les « clients »). Selon les données, nous avons l'un de deux rôles.

Vigore en tant que responsable du traitement. Nous décidons comment et pourquoi les données personnelles sont utilisées pour notre propre activité : visiteurs de notre site web, comptes de nos clients et des membres de leur équipe, facturation, assistance client et e-mails de service, marketing, analyse du site web, ainsi que sécurité et prévention de la fraude. La présente politique de confidentialité décrit principalement ce traitement.

Vigore en tant que sous-traitant. Lorsqu'un professionnel utilise Vigore pour gérer ses clients finaux et ses rendez-vous, le professionnel (ou son cabinet) est responsable du traitement de ces données, comme le nom, les coordonnées, les réservations, les réponses au formulaire de réservation et les notes d'un client final. Vigore traite ces données uniquement sur instruction du professionnel et dans le cadre de notre accord de traitement des données. Le professionnel décide quelles données il collecte, pourquoi et sur quelle base juridique.

Si vous êtes le client d'un professionnel qui utilise Vigore, contactez d'abord ce professionnel au sujet de vos données, par exemple pour les consulter, les corriger ou les supprimer. Si vous nous contactez, nous transmettrons votre demande au professionnel ou l'aiderons à y répondre.

Responsables du traitement indépendants. Certains services avec lesquels nous travaillons utilisent des données personnelles à leurs propres fins, selon leurs propres politiques de confidentialité : Stripe pour les paiements et la prévention de la fraude, Google et Microsoft pour votre compte d'agenda, et les services de connexion que vous choisissez.

3. Données personnelles que nous traitons en tant que responsable du traitement

Nous n'utilisons pas les données personnelles pour une prise de décision automatisée ou un profilage produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires à votre égard.

Nous ne stockons pas les données de carte de paiement. Les paiements sont traités par Stripe.

Informations de santé. Vigore est utilisé par des professionnels de la santé et du bien-être. Certaines informations dans Vigore peuvent révéler quelque chose sur la santé d'une personne, comme le nom d'un soin, une note sur un client final, une réponse au formulaire de réservation ou le titre d'un événement d'agenda. Tous les rendez-vous de bien-être ne sont pas des données de santé, mais certains peuvent relever des catégories particulières de données au sens du RGPD. Le professionnel, en tant que responsable du traitement, doit disposer d'une base juridique valable et, si nécessaire, d'une exception au titre de l'article 9 du RGPD. Nous traitons ces informations uniquement pour fournir le service sur ses instructions, et les protégeons par les mesures décrites à la section 9.

Vigore est un outil de planification, pas un système de dossiers médicaux. Nous demandons aux professionnels de ne pas enregistrer de diagnostics, de détails de traitement ou d'autres informations de santé dans les notes sur les clients finaux ou dans les formulaires de réservation.

4. Intégrations d'agenda (Google et Microsoft)

La connexion de votre agenda Google ou de votre calendrier Microsoft Outlook est facultative, et vous pouvez la déconnecter à tout moment. En la connectant, vous donnez à Vigore un accès via votre compte Google ou Microsoft.

Nous ajoutons vos réservations à votre agenda. Chaque rendez-vous que vous donnez est ajouté à votre agenda principal, avec le nom de la prestation et le nom du client final, l'heure et le lieu, ainsi que les coordonnées du client final (adresse e-mail et, le cas échéant, numéro de téléphone). Les rendez-vous déplacés et annulés sont mis à jour dans votre agenda. Votre fournisseur d'agenda stocke ces événements selon ses propres conditions. Les noms de prestations peuvent révéler quelque chose sur la santé d'un client final ; choisissez donc des noms que vous êtes à l'aise d'afficher dans un agenda.

Avec la synchronisation bidirectionnelle, nous affichons aussi vos propres événements dans Vigore. Nous lisons les événements de votre agenda principal et les affichons dans votre agenda Vigore. Les créneaux marqués comme occupés ne peuvent pas être réservés par les clients finaux. Si la synchronisation bidirectionnelle est désactivée, nous ne lisons pas vos événements d'agenda.

Ce que nous lisons et stockons avec la synchronisation bidirectionnelle. Nous lisons les événements de la veille jusqu'à environ trois mois à l'avance, et les actualisons régulièrement. Pour chaque événement, nous stockons le titre, l'heure de début et de fin, s'il dure toute la journée, s'il est marqué occupé ou disponible, si vous n'avez pas encore répondu à l'invitation, ainsi que l'identifiant de l'événement avec le lien vers l'événement et sa série récurrente. Nous lisons le type d'événement et votre réponse uniquement pour décider d'afficher ou non un événement : les événements refusés, les anniversaires et les indications de lieu de travail sont exclus. Nous ne stockons pas les descriptions, lieux ou listes d'invités des événements, et nous ne lisons pas vos autres agendas.

Nous stockons également l'adresse e-mail du compte d'agenda connecté et les jetons d'accès que Google ou Microsoft nous fournit.

Qui peut le voir. Les titres des événements ne sont visibles que par vous. Les collègues de votre cabinet voient le créneau comme « Occupé », sans le titre. Les clients finaux ne voient jamais vos événements d'agenda ; ils voient seulement qu'un créneau n'est pas disponible.

Comment nous le protégeons. Les titres des événements et les jetons d'accès sont chiffrés dans notre base de données. Les événements importés sont supprimés 7 jours après leur fin. Les données personnelles contenues dans les événements d'agenda sont masquées dans nos analyses produit.

Déconnexion. Lorsque vous vous déconnectez, nous supprimons vos jetons d'accès et les événements importés, retirons de votre agenda les réservations Vigore à venir, et cessons de lire et d'écrire dans votre agenda. Vous pouvez aussi retirer l'accès de Vigore à tout moment dans les paramètres de votre compte Google ou Microsoft.

Données utilisateur Google. L'utilisation par Vigore des informations reçues des API Google, et leur transfert vers toute autre application, respectent le Règlement sur les données utilisateur dans les services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use). En particulier :

• Nous utilisons les données utilisateur Google uniquement pour fournir et améliorer les fonctionnalités d'agenda décrites ci-dessus, que vous pouvez voir dans Vigore.
• Nous ne transférons pas les données utilisateur Google à des tiers, sauf lorsque cela est nécessaire pour fournir ces fonctionnalités, pour respecter la loi, ou dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs, et dans ce dernier cas uniquement après votre consentement préalable explicite.
• Nous n'utilisons pas les données utilisateur Google à des fins publicitaires, et nous ne les vendons pas.
• Nous n'utilisons pas les données utilisateur Google pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généralistes d'IA ou d'apprentissage automatique.
• Personne chez Vigore ne lit vos données utilisateur Google, sauf si vous l'avez accepté pour une demande précise (par exemple une question d'assistance), si c'est nécessaire pour la sécurité, si la loi l'exige, ou si les données ont été agrégées et anonymisées pour des opérations internes.

Nous appliquons les mêmes règles aux données provenant des agendas Microsoft.

5. Pages de réservation publiques

Lorsqu'un client publie une page de réservation ou un widget, les informations de profil qu'il choisit deviennent publiquement visibles sur cette page, dans le widget intégré et via des liens directs. Il peut s'agir de noms, photos, fonctions, biographie, numéro de téléphone, adresse et prestations. Le client décide de ce qui est publié. Un cabinet en décide pour les membres de son équipe et est responsable de les en informer. Les événements d'agenda et les données des clients finaux ne sont jamais publiés.

6. Avec qui nous partageons les données personnelles

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous les partageons uniquement avec :

• Nos sous-traitants, qui agissent sur nos instructions : hébergement et stockage de fichiers (DigitalOcean), diffusion et sécurité du site web (Cloudflare), envoi d'e-mails (SendGrid), gestion de la relation client (HubSpot), analyse du site web et du produit (Google Analytics, Microsoft Clarity), identification de l'entreprise à l'origine d'une visite du site (Leadinfo), gestion des balises côté serveur (Stape) et l'assistant IA de Vigore (Anthropic). La liste actuelle des sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande à [email protected].
• Stripe, pour traiter les paiements. Pour les réservations, cela inclut le nom, l'adresse e-mail et le numéro de téléphone du client final. Stripe agit en partie comme notre sous-traitant et en partie comme responsable du traitement indépendant.
• Google et Microsoft, lorsque vous connectez votre agenda (section 4), et Google lorsque vous vous connectez avec votre compte Google.
• Partenaires publicitaires (Google Ads, Meta et LinkedIn), uniquement si vous acceptez les cookies sur notre site web.
• Autorités, lorsque la loi l'exige.
• Un acquéreur ou successeur, si Vigore est partie à une fusion ou une acquisition. Les données utilisateur Google ne sont transférées qu'après votre consentement préalable explicite (section 4).

Nous informerons les clients au moins 15 jours avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant ultérieur qui traite les données de leurs clients finaux, et les clients peuvent s'y opposer, comme le prévoit notre accord de traitement des données.

7. Transferts internationaux

Nos principaux serveurs et notre base de données sont hébergés par DigitalOcean dans l'UE. Certains de nos fournisseurs sont établis aux États-Unis ou y fournissent leur assistance, notamment Google, Microsoft, Stripe, SendGrid, HubSpot, Cloudflare, Anthropic, Meta et LinkedIn. Des données personnelles peuvent donc être transférées en dehors de l'Espace économique européen.

Dans ce cas, nous nous appuyons sur une décision d'adéquation de la Commission européenne, comme le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) pour les fournisseurs certifiés, ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous pouvez nous demander plus d'informations sur ces garanties.

8. Durée de conservation des données personnelles

Les professionnels décident combien de temps ils conservent les données de leurs clients finaux, et peuvent supprimer des clients finaux et des rendez-vous dans Vigore. Certains professionnels ont leur propre obligation légale de conservation. Cela relève de leur responsabilité ; Vigore n'est pas un système de dossiers médicaux.

Nous pouvons conserver les données plus longtemps lorsque cela est nécessaire pour traiter une réclamation juridique ou un incident de sécurité.

9. Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque, notamment :

• Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS)
• Stockage chiffré fourni par notre hébergeur
• Chiffrement supplémentaire des jetons d'accès à l'agenda et des titres des événements d'agenda
• Accès basé sur les rôles, afin que les membres de l'équipe ne voient que ce que leur rôle autorise
• Masquage des données personnelles dans les analyses produit
• Sauvegardes régulières

Aucun système n'est totalement sûr. Si une violation de données vous concerne, nous agirons comme l'exige le RGPD, ce qui peut inclure l'information de l'autorité néerlandaise de protection des données, de nos clients et des personnes concernées.

10. Cookies et technologies similaires

Notre site web utilise :

• Des cookies essentiels, nécessaires pour faire fonctionner et protéger le site et mémoriser votre choix en matière de cookies : vigore_consent (12 mois) et __cf_bm de Cloudflare (30 minutes).
• Notre cookie d'attribution, vigore_attribution (90 jours), qui mémorise quelle campagne ou quel site web vous a amené chez nous, afin que nous puissions le relier à une inscription.
• Des outils d'analyse (Google Analytics, Microsoft Clarity, Leadinfo), qui nous aident à comprendre comment le site est utilisé et quelles entreprises le visitent. Leadinfo utilise votre adresse IP pour identifier l'entreprise depuis laquelle vous consultez le site.
• Des outils marketing (Google Ads, Meta, LinkedIn, HubSpot), qui mesurent quelles campagnes génèrent des visites et des inscriptions et nous permettent de montrer nos annonces aux personnes ayant visité notre site.

Les outils d'analyse et de marketing ne sont chargés qu'après que vous avez cliqué sur Accepter dans notre bandeau cookies. Notre gestion des balises passe par un serveur situé dans l'UE (Stape). Vous pouvez aussi supprimer les cookies dans votre navigateur. Notre politique relative aux cookies donne plus de détails.

Dans le tableau de bord Vigore

Nous utilisons Microsoft Clarity pour comprendre comment le produit est utilisé. Les données personnelles affichées à l'écran sont masquées. Tant que vous n'acceptez pas les cookies, Clarity fonctionne sans cookies. Si vous les acceptez, il peut aussi déposer des cookies Clarity.

Dans le widget de réservation

Le widget de réservation sur le site web d'un professionnel ne dépose pas de cookies sur ce site. Les analyses dans le widget ne fonctionnent que si le propriétaire du site transmet le consentement du visiteur.

11. E-mails de service et marketing

Nous envoyons des e-mails de service nécessaires au fonctionnement de votre compte, comme des confirmations, des messages de sécurité et des modifications du service. Vous ne pouvez pas vous y désabonner tant que vous avez un compte.

Nous n'envoyons des e-mails marketing que si vous avez accepté de les recevoir, et vous pouvez vous désabonner via le lien présent dans chaque e-mail.

12. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit de :

• Accéder à vos données personnelles
• Les faire rectifier ou supprimer
• Limiter leur traitement ou vous y opposer
• Les recevoir dans un format portable
• Retirer votre consentement à tout moment, sans que cela affecte le traitement effectué auparavant

Les droits applicables peuvent dépendre de la base juridique du traitement. Envoyez votre demande à [email protected]. Nous répondons dans un délai d'un mois. Si une demande est complexe, nous pouvons prolonger ce délai de deux mois au maximum, et nous vous en expliquerons la raison. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Si vous êtes le client d'un professionnel qui utilise Vigore, voir la section 2.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité néerlandaise de protection des données (Autoriteit Persoonsgegevens) ou de l'autorité de contrôle de votre propre pays.

13. Enfants

Les comptes Vigore sont destinés aux adultes : vous devez avoir au moins 18 ans pour en créer un, comme indiqué dans nos conditions d'utilisation.

Les professionnels peuvent utiliser Vigore pour gérer les rendez-vous de clients finaux mineurs. Dans ce cas, le professionnel, en tant que responsable du traitement, est responsable du respect des exigences légales applicables, comme le consentement d'un parent ou tuteur si nécessaire.

14. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité lorsque notre service ou la loi évolue. La date en haut de la page indique la dernière version. Nous informerons les clients des modifications importantes par e-mail ou dans le produit avant leur entrée en vigueur. Si une modification nécessite votre consentement, nous vous le demanderons.