1. Kik vagyunk

Red Ocean B.V. (Vigore néven működik)
Holland Kereskedelmi Kamara (KvK) nyilvántartási száma: 92418201
Kabelweg 22, 1014 BB Amsterdam, Hollandia
Adatvédelmi kapcsolattartás: [email protected]

Adatvédelmi tisztviselőt nem neveztünk ki. Az adatvédelemmel kapcsolatos kérdéseidet a fenti címre küldheted.

2. Kettős szerepünk: adatkezelő és adatfeldolgozó

A Vigore foglalási és időpont-ütemező platform egészségügyi és wellness szakemberek, illetve praxisok („ügyfelek”) számára. Az adatok jellegétől függően két szerep egyikében járunk el.

A Vigore mint adatkezelő. Saját üzleti tevékenységünk körében mi határozzuk meg, hogyan és milyen célból használjuk a személyes adatokat: ez érinti weboldalunk látogatóit, ügyfeleink és csapattagjaik fiókjait, a számlázást, az ügyfélszolgálatot és a szolgáltatással kapcsolatos e-maileket, a marketinget, a weboldal-analitikát, valamint a biztonságot és a csalásmegelőzést. Ez az adatvédelmi szabályzat elsősorban ezt az adatkezelést írja le.

A Vigore mint adatfeldolgozó. Ha egy szakember a Vigore-t használja kliensei és időpontjai kezelésére, a kliensadatok – például a kliens neve, elérhetőségei, foglalásai, a foglalási űrlapon adott válaszai és a jegyzetek – adatkezelője a szakember (vagy a praxisa). A Vigore ezeket az adatokat kizárólag a szakember utasításai alapján és adatfeldolgozási megállapodásunk szerint kezeli. A szakember dönti el, milyen adatokat gyűjt, milyen célból és milyen jogalapon.

Ha olyan szakember kliense vagy, aki a Vigore-t használja, az adataiddal kapcsolatban – például ha meg szeretnéd tekinteni, helyesbíteni vagy töröltetni szeretnéd őket – először a szakemberhez fordulj. Ha hozzánk fordulsz, kérelmedet továbbítjuk a szakembernek, vagy segítünk neki megválaszolni azt.

Önálló adatkezelők. Egyes szolgáltatások, amelyekkel együttműködünk, a személyes adatokat saját céljaikra, saját adatvédelmi szabályzatuk szerint használják: a Stripe a fizetésekhez és a csalásmegelőzéshez, a Google és a Microsoft a naptárfiókodhoz, valamint az általad választott bejelentkezési szolgáltatók.

3. Az általunk adatkezelőként kezelt személyes adatok

A személyes adatokat nem használjuk olyan automatizált döntéshozatalra vagy profilalkotásra, amely rád nézve joghatással járna, vagy téged hasonlóképpen jelentős mértékben érintene.

Bankkártyaadatokat nem tárolunk. A fizetéseket a Stripe dolgozza fel.

Egészségügyi adatok. A Vigore-t egészségügyi és wellness szakemberek használják. A Vigore-ban tárolt egyes információk – például egy kezelés neve, egy kliensjegyzet, egy foglalási űrlapon adott válasz vagy egy naptáresemény címe – utalhatnak egy személy egészségi állapotára. Nem minden wellness-időpont minősül egészségügyi adatnak, de egyes adatok a GDPR szerint különleges kategóriájú személyes adatnak minősülhetnek. Adatkezelőként a szakember felel azért, hogy érvényes jogalappal, és szükség esetén a GDPR 9. cikke szerinti kivétellel rendelkezzen. Ezeket az információkat kizárólag a szolgáltatás nyújtása céljából, a szakember utasításai szerint kezeljük, és a 9. pontban ismertetett intézkedésekkel védjük.

A Vigore időpont-ütemező eszköz, nem egészségügyi dokumentációs rendszer. Arra kérjük a szakembereket, hogy diagnózisokat, kezelési részleteket vagy egyéb egészségügyi adatokat ne tároljanak a kliensjegyzetekben vagy a foglalási űrlapokon.

4. Naptárintegrációk (Google és Microsoft)

Google-naptárad vagy Microsoft Outlook-naptárad összekapcsolása nem kötelező, és a kapcsolatot bármikor megszüntetheted. Az összekapcsolással a Google- vagy Microsoft-fiókodon keresztül hozzáférést adsz a Vigore-nak.

Foglalásaidat felvesszük a naptáradba. Minden általad tartott időpont bekerül a fő naptáradba a szolgáltatás nevével és a kliens nevével, az időponttal és a helyszínnel, valamint a kliens elérhetőségeivel (e-mail-cím és – ha megadta – telefonszám). Az áthelyezett és lemondott időpontokat a naptáradban is frissítjük. A naptárszolgáltatód ezeket az eseményeket saját feltételei szerint tárolja. A szolgáltatások neve utalhat a kliens egészségi állapotára, ezért olyan neveket válassz, amelyek naptárban való megjelenítését vállalni tudod.

Kétirányú szinkronizálás esetén saját eseményeidet is megjelenítjük a Vigore-ban. Kiolvassuk a fő naptáradban lévő eseményeket, és megjelenítjük őket a Vigore-naptáradban. A foglaltként jelölt időszakokra a kliensek nem foglalhatnak. Ha a kétirányú szinkronizálás ki van kapcsolva, naptáreseményeidet nem olvassuk ki.

Mit olvasunk ki és tárolunk kétirányú szinkronizálás esetén. Az előző naptól nagyjából három hónappal előre olvassuk ki az eseményeket, és rendszeresen frissítjük őket. Minden eseményről tároljuk a címet, a kezdési és befejezési időpontot, azt, hogy egész napos-e, hogy foglaltként vagy szabadként van-e jelölve, hogy válaszoltál-e már a meghívásra, továbbá az esemény azonosítóját az eseményre és annak ismétlődő sorozatára mutató hivatkozással együtt. Az esemény típusát és a válaszodat kizárólag annak eldöntéséhez olvassuk ki, hogy megjelenítsünk-e egy eseményt: az elutasított eseményeket, a születésnapokat és a munkavégzési helyre vonatkozó bejegyzéseket kihagyjuk. Az események leírását, helyszínét és vendéglistáját nem tároljuk, és egyéb naptáraidat nem olvassuk ki.

Tároljuk továbbá az összekapcsolt naptárfiók e-mail-címét és a Google vagy a Microsoft által nekünk kiadott hozzáférési tokeneket.

Ki láthatja. Az események címét csak te látod. A praxisodban dolgozó kollégák az időszakot „Foglalt” megjelöléssel, cím nélkül látják. A kliensek soha nem látják a naptáreseményeidet; csak azt látják, hogy egy időpont nem elérhető.

Hogyan védjük. Az események címét és a hozzáférési tokeneket titkosítva tároljuk az adatbázisunkban. Az importált eseményeket a befejezésük után 7 nappal töröljük. A naptáreseményekben szereplő személyes adatokat termékanalitikánkban maszkoljuk.

A kapcsolat megszüntetése. Ha megszünteted a kapcsolatot, töröljük a hozzáférési tokeneidet és az általunk importált eseményeket, eltávolítjuk a közelgő Vigore-foglalásokat a naptáradból, és befejezzük a naptárad olvasását és írását. A Vigore hozzáférését Google- vagy Microsoft-fiókod beállításaiban is bármikor visszavonhatod.

Google-felhasználói adatok. A Google API-kból kapott információk Vigore általi felhasználása és bármely más alkalmazás részére történő továbbítása megfelel a Google API-szolgáltatások felhasználói adatokra vonatkozó szabályzatának (Google API Services User Data Policy), ideértve a korlátozott felhasználásra (Limited Use) vonatkozó követelményeket is. Különösen:

• A Google-felhasználói adatokat kizárólag a fent leírt, a Vigore-ban számodra látható naptárfunkciók nyújtására és fejlesztésére használjuk.
• A Google-felhasználói adatokat nem továbbítjuk másoknak, kivéve, ha ez e funkciók nyújtásához, jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez, illetve egyesülés, felvásárlás vagy eszközértékesítés keretében szükséges; ez utóbbi esetben is csak kifejezett előzetes hozzájárulásod után.
• A Google-felhasználói adatokat nem használjuk hirdetési célokra, és nem értékesítjük.
• A Google-felhasználói adatokat nem használjuk általános célú mesterségesintelligencia- vagy gépi tanulási modellek fejlesztésére, javítására vagy betanítására.
• A Vigore-nál senki nem olvassa el a Google-felhasználói adataidat, kivéve, ha ehhez egy konkrét kérés (például ügyfélszolgálati kérdés) kapcsán hozzájárultál, ha az biztonsági okból szükséges, ha jogszabály írja elő, vagy ha az adatokat belső működési célokra összesítették és anonimizálták.

Ugyanezeket a szabályokat alkalmazzuk a Microsoft-naptárakból származó adatokra is.

5. Nyilvános foglalási oldalak

Ha egy ügyfél foglalási oldalt vagy widgetet tesz közzé, az általa kiválasztott profiladatok nyilvánosan láthatóvá válnak ezen az oldalon, a beágyazott widgetben és a közvetlen linkeken keresztül. Ilyenek például a nevek, fényképek, beosztások, bemutatkozás, telefonszám, cím és szolgáltatások. Azt, hogy mi kerül közzétételre, az ügyfél dönti el. Csapattagjai esetében erről a praxis dönt, és ő felel a tájékoztatásukért. A naptáresemények és a kliensadatok soha nem kerülnek közzétételre.

6. Kikkel osztjuk meg a személyes adatokat

Személyes adatokat nem értékesítünk. Kizárólag az alábbiakkal osztjuk meg őket:

• Adatfeldolgozóink, akik utasításaink szerint járnak el: tárhely és fájltárolás (DigitalOcean), weboldal-kiszolgálás és biztonság (Cloudflare), e-mail-kézbesítés (SendGrid), ügyfélkapcsolat-kezelés (HubSpot), weboldal- és termékanalitika (Google Analytics, Microsoft Clarity), a weboldal-látogatás mögött álló cég azonosítása (Leadinfo), szerveroldali címkekezelés (Stape), valamint a Vigore AI-asszisztense (Anthropic). A további adatfeldolgozók aktuális listája kérésre elérhető a [email protected] címen.
• Stripe, a fizetések feldolgozásához. Foglalások esetén ez magában foglalja a kliens nevét, e-mail-címét és telefonszámát. A Stripe részben adatfeldolgozónkként, részben önálló adatkezelőként jár el.
• Google és Microsoft, ha összekapcsolod a naptáradat (4. pont), valamint a Google, ha Google-fiókoddal jelentkezel be.
• Hirdetési partnerek (Google Ads, Meta és LinkedIn), kizárólag akkor, ha weboldalunkon elfogadod a sütiket.
• Hatóságok, ha jogszabály előírja.
• Vevő vagy jogutód, ha a Vigore egyesülésben vagy felvásárlásban érintett. Google-felhasználói adatokat csak kifejezett előzetes hozzájárulásod után továbbítunk (4. pont).

Legalább 15 nappal azelőtt értesítjük ügyfeleinket, hogy a kliensadataikat kezelő további adatfeldolgozót veszünk igénybe vagy cserélünk le, és az ügyfelek ez ellen kifogást emelhetnek, az adatfeldolgozási megállapodásunkban foglaltak szerint.

7. Nemzetközi adattovábbítás

Fő szervereinket és adatbázisunkat a DigitalOcean üzemelteti az EU-ban. Egyes szolgáltatóink az Egyesült Államokban székelnek, vagy onnan nyújtanak támogatást, köztük a Google, a Microsoft, a Stripe, a SendGrid, a HubSpot, a Cloudflare, az Anthropic, a Meta és a LinkedIn. A személyes adatok ezért az Európai Gazdasági Térségen kívülre is továbbításra kerülhetnek.

Ilyen esetben az Európai Bizottság megfelelőségi határozatára – például a tanúsított szolgáltatók esetében az EU–USA adatvédelmi keretrendszerre (EU-U.S. Data Privacy Framework) – vagy az Európai Bizottság által elfogadott általános adatvédelmi kikötésekre (Standard Contractual Clauses) támaszkodunk. E garanciákról további tájékoztatást kérhetsz tőlünk.

8. Meddig őrizzük meg a személyes adatokat

A szakemberek döntik el, meddig őrzik meg klienseik adatait, és a Vigore-ban törölhetik a klienseket és az időpontokat. Egyes szakembereket saját jogszabályi nyilvántartási kötelezettség terhel. Ez az ő felelősségük; a Vigore nem egészségügyi dokumentációs rendszer.

Az adatokat hosszabb ideig is megőrizhetjük, ha az jogi igény vagy biztonsági incidens kezeléséhez szükséges.

9. Adatbiztonság

A kockázatnak megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk, többek között:

• Az adatok titkosítása továbbítás közben (HTTPS/TLS)
• Tárhelyszolgáltatónk által biztosított titkosított tárolás
• A naptár-hozzáférési tokenek és a naptáresemények címének kiegészítő titkosítása
• Szerepköralapú hozzáférés, így a csapattagok csak azt látják, amit szerepkörük megenged
• A személyes adatok maszkolása a termékanalitikában
• Rendszeres biztonsági mentések

Egyetlen rendszer sem teljesen biztonságos. Ha egy adatvédelmi incidens téged érint, a GDPR előírásai szerint járunk el, ami magában foglalhatja a holland adatvédelmi hatóság, ügyfeleink és az érintett személyek tájékoztatását.

10. Sütik és hasonló technológiák

Weboldalunk a következőket használja:

• Feltétlenül szükséges sütik, amelyek az oldal működtetéséhez és védelméhez, valamint a sütikre vonatkozó választásod megjegyzéséhez szükségesek: vigore_consent (12 hónap) és a Cloudflare __cf_bm sütije (30 perc).
• Saját forrásazonosító sütink, a vigore_attribution (90 nap), amely megjegyzi, melyik kampány vagy weboldal hozott el hozzánk, hogy ezt egy regisztrációhoz köthessük.
• Analitika (Google Analytics, Microsoft Clarity, Leadinfo), amely segít megérteni, hogyan használják az oldalt, és mely cégek látogatják. A Leadinfo az IP-címed alapján azonosítja azt a céget, ahonnan az oldalt meglátogatod.
• Marketing (Google Ads, Meta, LinkedIn, HubSpot), amely méri, mely kampányok hoznak látogatókat és regisztrációkat, és lehetővé teszi, hogy hirdetéseinket megjelenítsük azoknak, akik már jártak az oldalunkon.

Az analitikai és marketingeszközök csak azután töltődnek be, hogy a sütisávban az Elfogadás gombra kattintasz. Címkekezelésünk egy EU-ban található szerveren (Stape) keresztül működik. A sütiket a böngésződben is törölheted. További részleteket süti-tájékoztatónkban találsz.

A Vigore irányítópultján

A Microsoft Clarity segítségével elemezzük, hogyan használják a terméket. A képernyőn megjelenő személyes adatokat maszkoljuk. Amíg nem fogadod el a sütiket, a Clarity sütik nélkül működik. Ha elfogadod, Clarity-sütiket is elhelyezhet.

A foglalási widgetben

A szakember weboldalán elhelyezett foglalási widget nem helyez el sütiket az adott weboldalon. A widgetben az analitika csak akkor működik, ha a weboldal tulajdonosa továbbítja a látogató hozzájárulását.

11. Szolgáltatási és marketing célú e-mailek

A fiókod működtetéséhez szükséges szolgáltatási e-maileket küldünk, például visszaigazolásokat, biztonsági üzeneteket és a szolgáltatás változásairól szóló értesítéseket. Ezekről, amíg fiókod van, nem iratkozhatsz le.

Marketing célú e-maileket csak akkor küldünk, ha hozzájárultál a fogadásukhoz, és bármelyik e-mailben található linken keresztül leiratkozhatsz.

12. Jogaid

A GDPR alapján jogod van:

• hozzáférni a személyes adataidhoz
• kérni azok helyesbítését vagy törlését
• kérni az adatkezelés korlátozását, vagy tiltakozni az adatkezelés ellen
• megkapni az adataidat hordozható formátumban
• hozzájárulásodat bármikor visszavonni, ami nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét

Az, hogy mely jogok gyakorolhatók, az adatkezelés jogalapjától függhet. Kérelmedet a [email protected] címre küldd. Egy hónapon belül válaszolunk. Összetett kérelem esetén ezt a határidőt legfeljebb további két hónappal meghosszabbíthatjuk, és ennek okáról tájékoztatunk. Kérhetjük személyazonosságod igazolását.

Ha olyan szakember kliense vagy, aki a Vigore-t használja, lásd a 2. pontot.

Jogod van panaszt tenni a holland adatvédelmi hatóságnál (Autoriteit Persoonsgegevens), illetve saját országod felügyeleti hatóságánál.

13. Gyermekek

A Vigore-fiókok nagykorúaknak szólnak: fiók létrehozásához legalább 18 évesnek kell lenned, amint azt felhasználási feltételeink rögzítik.

A szakemberek kiskorú klienseik időpontjait is kezelhetik a Vigore-ban. Ilyen esetben adatkezelőként a szakember felel a vonatkozó jogi követelmények teljesítéséért, például a szülő vagy gyám hozzájárulásának beszerzéséért, ha az szükséges.

14. A szabályzat módosítása

Ezt az adatvédelmi szabályzatot módosíthatjuk, ha szolgáltatásunk vagy a jogszabályok változnak. A legfrissebb változat dátumát az oldal tetején találod. A lényeges változásokról hatálybalépésük előtt e-mailben vagy a termékben tájékoztatjuk ügyfeleinket. Ha egy változáshoz a hozzájárulásod szükséges, azt kérni fogjuk.