1. Chi siamo

Red Ocean B.V. (operante con il nome commerciale Vigore)
Numero di iscrizione alla Camera di commercio (KvK): 92418201
Kabelweg 22, 1014 BB Amsterdam, Paesi Bassi
Contatto per la privacy: [email protected]

Non abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (RPD). Eventuali domande in materia di privacy possono essere inviate all'indirizzo sopra indicato.

2. I nostri due ruoli: titolare e responsabile del trattamento

Vigore è una piattaforma di prenotazione e pianificazione per professionisti e studi del settore salute e benessere (i “clienti”). A seconda dei dati, ricopriamo uno dei due ruoli seguenti.

Vigore come titolare del trattamento. Stabiliamo come e perché i dati personali vengono utilizzati per la nostra attività: i visitatori del nostro sito web, gli account dei nostri clienti e dei membri dei loro team, la fatturazione, l'assistenza clienti e le email di servizio, il marketing, l'analisi del sito web, la sicurezza e la prevenzione delle frodi. La presente Informativa sulla privacy descrive principalmente questo trattamento.

Vigore come responsabile del trattamento. Quando un professionista utilizza Vigore per gestire i propri clienti finali e i relativi appuntamenti, il professionista (o il suo studio) è il titolare del trattamento di tali dati, quali il nome del cliente finale, i suoi recapiti, le prenotazioni, le risposte ai moduli di prenotazione e le note. Vigore tratta questi dati esclusivamente su istruzione del professionista e ai sensi del nostro Accordo sul trattamento dei dati. È il professionista a decidere quali dati raccogliere, per quali finalità e su quale base giuridica.

Se sei cliente di un professionista che utilizza Vigore, rivolgiti innanzitutto a tale professionista per qualsiasi questione relativa ai tuoi dati, ad esempio per consultarli, rettificarli o cancellarli. Se ti rivolgi a noi, inoltreremo la tua richiesta al professionista o lo aiuteremo a rispondere.

Titolari autonomi del trattamento. Alcuni servizi con cui collaboriamo utilizzano i dati personali per finalità proprie, in base alle rispettive informative sulla privacy: Stripe per i pagamenti e la prevenzione delle frodi, Google e Microsoft per il tuo account di calendario e i fornitori di accesso che scegli di utilizzare.

3. Dati personali che trattiamo in qualità di titolare

Non utilizziamo i dati personali per processi decisionali automatizzati o per una profilazione che produca effetti giuridici o effetti analogamente significativi nei tuoi confronti.

Non conserviamo i dati delle carte di pagamento. I pagamenti sono elaborati da Stripe.

Informazioni sulla salute. Vigore è utilizzato da professionisti del settore salute e benessere. Alcune informazioni presenti in Vigore possono rivelare qualcosa sulla salute di una persona, ad esempio il nome di un trattamento, una nota sul cliente, una risposta a un modulo di prenotazione o il titolo di un evento in calendario. Non tutti gli appuntamenti nel settore benessere costituiscono dati relativi alla salute, ma alcuni di essi possono rientrare nelle categorie particolari di dati ai sensi del GDPR. Il professionista, in qualità di titolare del trattamento, è tenuto a disporre di una base giuridica valida e, ove necessario, di una deroga ai sensi dell'articolo 9 del GDPR. Trattiamo tali informazioni esclusivamente per fornire il servizio su sua istruzione e le proteggiamo con le misure descritte nella sezione 9.

Vigore è uno strumento di pianificazione, non un sistema di cartelle cliniche. Chiediamo ai professionisti di non conservare diagnosi, dettagli sui trattamenti o altre informazioni sanitarie nelle note sui clienti o nei moduli di prenotazione.

4. Integrazioni con il calendario (Google e Microsoft)

Il collegamento del tuo Google Calendar o del tuo calendario Microsoft Outlook è facoltativo e puoi scollegarlo in qualsiasi momento. Al momento del collegamento, concedi a Vigore l'accesso tramite il tuo account Google o Microsoft.

Aggiungiamo le tue prenotazioni al tuo calendario. Ogni appuntamento che fissi viene aggiunto al tuo calendario principale, con il nome del servizio e del cliente, l'orario e il luogo, nonché i recapiti del cliente (indirizzo email e, se fornito, numero di telefono). Gli appuntamenti spostati e annullati vengono aggiornati nel tuo calendario. Il tuo fornitore di calendario conserva questi eventi in base alle proprie condizioni. I nomi dei servizi possono rivelare qualcosa sulla salute di un cliente: scegli quindi nomi che ti senti a tuo agio a mostrare in un calendario.

Con la sincronizzazione bidirezionale, mostriamo anche i tuoi eventi in Vigore. Leggiamo gli eventi del tuo calendario principale e li mostriamo nella tua agenda Vigore. Gli orari contrassegnati come occupati non possono essere prenotati dai clienti. Se la sincronizzazione bidirezionale è disattivata, non leggiamo gli eventi del tuo calendario.

Cosa leggiamo e conserviamo con la sincronizzazione bidirezionale. Leggiamo gli eventi a partire dal giorno precedente fino a circa tre mesi in avanti e li aggiorniamo regolarmente. Per ciascun evento conserviamo il titolo, l'ora di inizio e di fine, se dura tutto il giorno, se è contrassegnato come occupato o libero, se non hai ancora risposto all'invito, nonché l'ID dell'evento con il collegamento all'evento e alla relativa serie ricorrente. Leggiamo il tipo di evento e la tua risposta solo per decidere se mostrare un evento: gli eventi rifiutati, i compleanni e le indicazioni del luogo di lavoro vengono esclusi. Non conserviamo descrizioni, luoghi o elenchi degli invitati degli eventi e non leggiamo i tuoi altri calendari.

Conserviamo inoltre l'indirizzo email dell'account di calendario collegato e i token di accesso forniti da Google o Microsoft.

Chi può vederli. I titoli degli eventi sono visibili solo a te. I colleghi del tuo studio vedono l'orario come “Occupato”, senza il titolo. I clienti non vedono mai gli eventi del tuo calendario; vedono soltanto che un orario non è disponibile.

Come li proteggiamo. I titoli degli eventi e i token di accesso sono cifrati nel nostro database. Gli eventi importati vengono cancellati 7 giorni dopo la loro conclusione. I dati personali contenuti negli eventi del calendario sono oscurati nelle nostre analisi del prodotto.

Scollegamento. Quando scolleghi il calendario, cancelliamo i tuoi token di accesso e gli eventi importati, rimuoviamo dal tuo calendario le prenotazioni Vigore future e smettiamo di leggere e scrivere nel tuo calendario. Puoi inoltre revocare l'accesso di Vigore in qualsiasi momento dalle impostazioni del tuo account Google o Microsoft.

Dati utente di Google. L'utilizzo da parte di Vigore delle informazioni ricevute dalle API di Google, e il loro trasferimento a qualsiasi altra app, rispetteranno le Norme sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di utilizzo limitato. In particolare:

• Utilizziamo i dati utente di Google esclusivamente per fornire e migliorare le funzionalità del calendario sopra descritte, che puoi vedere in Vigore.
• Non trasferiamo i dati utente di Google a terzi, salvo quando ciò sia necessario per fornire tali funzionalità, per adempiere a obblighi di legge o nell'ambito di una fusione, acquisizione o cessione di beni; in quest'ultimo caso, solo previo tuo consenso esplicito.
• Non utilizziamo i dati utente di Google a fini pubblicitari e non li vendiamo.
• Non utilizziamo i dati utente di Google per sviluppare, migliorare o addestrare modelli generalizzati di intelligenza artificiale o di machine learning.
• Nessuna persona all'interno di Vigore legge i tuoi dati utente di Google, a meno che tu non vi abbia acconsentito per una richiesta specifica (ad esempio una domanda di assistenza), ciò sia necessario per motivi di sicurezza, sia richiesto dalla legge o i dati siano stati aggregati e resi anonimi per operazioni interne.

Applichiamo le stesse regole ai dati provenienti dai calendari Microsoft.

5. Pagine di prenotazione pubbliche

Quando un cliente pubblica una pagina di prenotazione o un widget, le informazioni del profilo da lui scelte diventano pubblicamente visibili su tale pagina, nel widget incorporato e tramite i link diretti, ad esempio nomi, foto, qualifiche professionali, biografia, numero di telefono, indirizzo e servizi. È il cliente a decidere cosa pubblicare. Per i membri del proprio team decide lo studio, che è tenuto a informarli. Gli eventi del calendario e i dati dei clienti finali non vengono mai pubblicati.

6. Con chi condividiamo i dati personali

Non vendiamo dati personali. Li condividiamo esclusivamente con:

• I nostri responsabili del trattamento, che operano su nostra istruzione: hosting e archiviazione di file (DigitalOcean), distribuzione e sicurezza del sito web (Cloudflare), invio di email (SendGrid), gestione delle relazioni con i clienti (HubSpot), analisi del sito web e del prodotto (Google Analytics, Microsoft Clarity), identificazione dell'azienda da cui proviene una visita al sito web (Leadinfo), gestione dei tag lato server (Stape) e l'assistente IA in Vigore (Anthropic). L'elenco aggiornato dei sub-responsabili del trattamento è disponibile su richiesta all'indirizzo [email protected].
• Stripe, per l'elaborazione dei pagamenti. Per le prenotazioni ciò include il nome, l'indirizzo email e il numero di telefono del cliente. Stripe opera in parte come nostro responsabile del trattamento e in parte come titolare autonomo del trattamento.
• Google e Microsoft, quando colleghi il tuo calendario (sezione 4), e Google quando accedi con il tuo account Google.
• Partner pubblicitari (Google Ads, Meta e LinkedIn), solo se accetti i cookie sul nostro sito web.
• Autorità pubbliche, quando la legge lo richiede.
• Un acquirente o successore, qualora Vigore sia coinvolta in una fusione o acquisizione. I dati utente di Google vengono trasferiti solo previo tuo consenso esplicito (sezione 4).

Informeremo i clienti con almeno 15 giorni di preavviso prima di aggiungere o sostituire un sub-responsabile che tratta i dati dei loro clienti finali, e i clienti potranno opporsi, come previsto dal nostro Accordo sul trattamento dei dati.

7. Trasferimenti internazionali

I nostri server principali e il nostro database sono ospitati da DigitalOcean nell'UE. Alcuni dei nostri fornitori hanno sede negli Stati Uniti o vi prestano assistenza, tra cui Google, Microsoft, Stripe, SendGrid, HubSpot, Cloudflare, Anthropic, Meta e LinkedIn. I dati personali possono pertanto essere trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo.

In tal caso ci basiamo su una decisione di adeguatezza della Commissione europea, come l'EU-U.S. Data Privacy Framework per i fornitori certificati, oppure sulle Clausole contrattuali standard della Commissione europea. Puoi chiederci maggiori informazioni su queste garanzie.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati personali

Sono i professionisti a decidere per quanto tempo conservare i dati dei propri clienti e possono cancellare clienti e appuntamenti in Vigore. Alcuni professionisti sono soggetti a un proprio obbligo di legge di conservazione della documentazione. Tale obbligo è di loro responsabilità; Vigore non è un sistema di cartelle cliniche.

Possiamo conservare i dati più a lungo quando ciò è necessario per gestire una contestazione legale o un incidente di sicurezza.

9. Sicurezza

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, tra cui:

• Cifratura dei dati in transito (HTTPS/TLS)
• Archiviazione cifrata fornita dal nostro provider di hosting
• Cifratura aggiuntiva dei token di accesso al calendario e dei titoli degli eventi del calendario
• Accesso basato sui ruoli, affinché i membri del team vedano solo ciò che il loro ruolo consente
• Oscuramento dei dati personali nelle analisi del prodotto
• Backup regolari

Nessun sistema è completamente sicuro. In caso di violazione dei dati personali che ti riguardi, agiremo come previsto dal GDPR, il che può includere la notifica all'Autorità olandese per la protezione dei dati, ai nostri clienti e alle persone interessate.

10. Cookie e tecnologie simili

Il nostro sito web utilizza:

• Cookie essenziali, necessari per il funzionamento e la protezione del sito e per memorizzare la tua scelta sui cookie: vigore_consent (12 mesi) e __cf_bm di Cloudflare (30 minuti).
• Il nostro cookie di attribuzione, vigore_attribution (90 giorni), che memorizza quale campagna o sito web ti ha portato da noi, in modo da poterlo associare a una registrazione.
• Strumenti di analisi (Google Analytics, Microsoft Clarity, Leadinfo), che ci aiutano a capire come viene utilizzato il sito e quali aziende lo visitano. Leadinfo utilizza il tuo indirizzo IP per identificare l'azienda da cui effettui la visita.
• Strumenti di marketing (Google Ads, Meta, LinkedIn, HubSpot), che misurano quali campagne generano visite e registrazioni e ci consentono di mostrare i nostri annunci alle persone che hanno visitato il nostro sito.

Gli strumenti di analisi e di marketing vengono caricati solo dopo che hai fatto clic su Accetta nel nostro banner dei cookie. La gestione dei tag avviene tramite un server nell'UE (Stape). Puoi anche cancellare i cookie dal tuo browser. La nostra Informativa sui cookie fornisce maggiori dettagli.

Nella dashboard di Vigore

Utilizziamo Microsoft Clarity per capire come viene utilizzato il prodotto. I dati personali visualizzati sullo schermo sono oscurati. Finché non accetti i cookie, Clarity funziona senza cookie. Se li accetti, può impostare anche i cookie di Clarity.

Nel widget di prenotazione

Il widget di prenotazione presente sul sito web di un professionista non imposta cookie su tale sito. Gli strumenti di analisi nel widget sono attivi solo se il titolare del sito web trasmette il consenso del visitatore.

11. Email di servizio e marketing

Inviamo le email di servizio necessarie per la gestione del tuo account, come conferme, messaggi di sicurezza e comunicazioni sulle modifiche al servizio. Non puoi rinunciare a riceverle finché disponi di un account.

Inviamo email di marketing solo se hai acconsentito a riceverle; puoi annullare l'iscrizione tramite il link presente in ogni email.

12. I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR hai il diritto di:

• Accedere ai tuoi dati personali
• Ottenerne la rettifica o la cancellazione
• Ottenere la limitazione del trattamento od opporti al trattamento
• Riceverli in un formato portabile
• Revocare il tuo consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato in precedenza

I diritti applicabili possono dipendere dalla base giuridica del trattamento. Invia la tua richiesta a [email protected]. Rispondiamo entro un mese. Se una richiesta è complessa, possiamo prorogare tale termine di ulteriori due mesi al massimo, indicandotene i motivi. Potremmo chiederti di confermare la tua identità.

Se sei cliente di un professionista che utilizza Vigore, consulta la sezione 2.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorità olandese per la protezione dei dati (Autoriteit Persoonsgegevens) o all'autorità di controllo del tuo Paese.

13. Minori

Gli account Vigore sono riservati agli adulti: per crearne uno devi avere almeno 18 anni, come indicato nei nostri Termini di servizio.

I professionisti possono utilizzare Vigore per gestire appuntamenti di clienti minorenni. In tal caso il professionista, in qualità di titolare del trattamento, è responsabile del rispetto dei requisiti di legge applicabili, come il consenso di un genitore o tutore ove necessario.

14. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla privacy in caso di modifiche al nostro servizio o alla normativa. La data riportata in alto indica la versione più recente. Informeremo i clienti delle modifiche rilevanti via email o all'interno del prodotto prima della loro entrata in vigore. Qualora una modifica richieda il tuo consenso, te lo chiederemo.