1. Kim jesteśmy

Red Ocean B.V. (działająca pod nazwą handlową Vigore)
Numer w Izbie Handlowej (KvK): 92418201
Kabelweg 22, 1014 BB Amsterdam, Niderlandy
Kontakt w sprawach prywatności: [email protected]

Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. Pytania dotyczące prywatności można kierować na powyższy adres.

2. Nasze dwie role: administrator i podmiot przetwarzający

Vigore to platforma do rezerwacji i planowania wizyt dla specjalistów i gabinetów z branży zdrowia i dobrego samopoczucia („klienci Vigore”). W zależności od rodzaju danych pełnimy jedną z dwóch ról.

Vigore jako administrator. Decydujemy o sposobach i celach wykorzystania danych osobowych na potrzeby naszej własnej działalności: dotyczy to odwiedzających naszą stronę internetową, kont naszych klientów i członków ich zespołów, rozliczeń, obsługi klienta i wiadomości serwisowych, marketingu, analityki strony internetowej oraz bezpieczeństwa i zapobiegania nadużyciom. Niniejsza Polityka prywatności opisuje przede wszystkim to przetwarzanie.

Vigore jako podmiot przetwarzający. Gdy specjalista korzysta z Vigore do zarządzania swoimi klientami i wizytami, to specjalista (lub jego gabinet) jest administratorem danych tych klientów, takich jak imię i nazwisko klienta, dane kontaktowe, rezerwacje, odpowiedzi w formularzu rezerwacji i notatki. Vigore przetwarza te dane wyłącznie na polecenie specjalisty i zgodnie z naszą Umową powierzenia przetwarzania danych. To specjalista decyduje, jakie dane zbiera, w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej.

Jeśli jesteś klientem specjalisty korzystającego z Vigore, w sprawach dotyczących Twoich danych, na przykład w celu uzyskania do nich wglądu, ich sprostowania lub usunięcia, skontaktuj się w pierwszej kolejności z tym specjalistą. Jeśli skontaktujesz się z nami, przekażemy Twoje żądanie specjaliście lub pomożemy mu na nie odpowiedzieć.

Niezależni administratorzy. Niektóre usługi, z których korzystamy, wykorzystują dane osobowe do własnych celów na podstawie własnych polityk prywatności: Stripe w zakresie płatności i zapobiegania nadużyciom, Google i Microsoft w zakresie Twojego konta kalendarza oraz wybrani przez Ciebie dostawcy logowania.

3. Dane osobowe, które przetwarzamy jako administrator

Nie wykorzystujemy danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływającego.

Nie przechowujemy danych kart płatniczych. Płatności przetwarza Stripe.

Informacje o zdrowiu. Z Vigore korzystają specjaliści z branży zdrowia i dobrego samopoczucia. Niektóre informacje w Vigore mogą ujawniać coś o stanie zdrowia danej osoby, na przykład nazwa zabiegu, notatka o kliencie, odpowiedź w formularzu rezerwacji lub tytuł wydarzenia w kalendarzu. Nie każda wizyta z zakresu dobrego samopoczucia stanowi dane dotyczące zdrowia, jednak część z tych informacji może stanowić szczególną kategorię danych w rozumieniu RODO. Specjalista jako administrator odpowiada za posiadanie ważnej podstawy prawnej oraz, w razie potrzeby, za spełnienie jednego z wyjątków przewidzianych w art. 9 RODO. Przetwarzamy te informacje wyłącznie w celu świadczenia usługi na polecenie specjalisty i chronimy je za pomocą środków opisanych w punkcie 9.

Vigore jest narzędziem do planowania wizyt, a nie systemem dokumentacji medycznej. Prosimy specjalistów, aby nie zapisywali diagnoz, szczegółów leczenia ani innych informacji o zdrowiu w notatkach o klientach ani w formularzach rezerwacji.

4. Integracje z kalendarzem (Google i Microsoft)

Połączenie kalendarza Google lub kalendarza Microsoft Outlook jest dobrowolne i w każdej chwili możesz je odłączyć. Łącząc kalendarz, udzielasz Vigore dostępu za pośrednictwem swojego konta Google lub Microsoft.

Dodajemy Twoje rezerwacje do Twojego kalendarza. Każda prowadzona przez Ciebie wizyta jest dodawana do Twojego głównego kalendarza wraz z nazwą usługi i imieniem i nazwiskiem klienta, godziną i miejscem oraz danymi kontaktowymi klienta (adresem e-mail oraz, jeśli został podany, numerem telefonu). Przełożone i odwołane wizyty są aktualizowane w Twoim kalendarzu. Dostawca kalendarza przechowuje te wydarzenia na własnych warunkach. Nazwy usług mogą ujawniać coś o stanie zdrowia klienta, dlatego wybieraj nazwy, których wyświetlanie w kalendarzu Ci odpowiada.

Przy synchronizacji dwukierunkowej wyświetlamy także Twoje własne wydarzenia w Vigore. Odczytujemy wydarzenia z Twojego głównego kalendarza i wyświetlamy je w Twoim terminarzu Vigore. Terminy oznaczone jako zajęte nie mogą zostać zarezerwowane przez klientów. Jeśli synchronizacja dwukierunkowa jest wyłączona, nie odczytujemy wydarzeń z Twojego kalendarza.

Co odczytujemy i przechowujemy przy synchronizacji dwukierunkowej. Odczytujemy wydarzenia od dnia poprzedniego do około trzech miesięcy naprzód i regularnie je odświeżamy. Dla każdego wydarzenia przechowujemy tytuł, godzinę rozpoczęcia i zakończenia, informację, czy jest to wydarzenie całodniowe, czy jest oznaczone jako zajęte lub wolne, czy nie odpowiedziałeś jeszcze na zaproszenie, a także identyfikator wydarzenia wraz z powiązaniem z wydarzeniem i jego serią cykliczną. Typ wydarzenia i Twoją odpowiedź odczytujemy wyłącznie po to, aby zdecydować, czy wydarzenie wyświetlić: odrzucone wydarzenia, urodziny i wpisy dotyczące miejsca pracy są pomijane. Nie przechowujemy opisów wydarzeń, ich lokalizacji ani list gości i nie odczytujemy Twoich pozostałych kalendarzy.

Przechowujemy również adres e-mail połączonego konta kalendarza oraz tokeny dostępu przekazane nam przez Google lub Microsoft.

Kto ma do nich dostęp. Tytuły wydarzeń są widoczne wyłącznie dla Ciebie. Współpracownicy z Twojego gabinetu widzą dany termin jako „Zajęty”, bez tytułu. Klienci nigdy nie widzą wydarzeń z Twojego kalendarza; widzą jedynie, że dany termin jest niedostępny.

Jak je chronimy. Tytuły wydarzeń i tokeny dostępu są szyfrowane w naszej bazie danych. Zaimportowane wydarzenia są usuwane 7 dni po ich zakończeniu. Dane osobowe zawarte w wydarzeniach kalendarza są maskowane w naszej analityce produktu.

Odłączenie. Po odłączeniu kalendarza usuwamy Twoje tokeny dostępu i zaimportowane wydarzenia, usuwamy nadchodzące rezerwacje Vigore z Twojego kalendarza oraz przestajemy odczytywać Twój kalendarz i w nim zapisywać. Dostęp Vigore możesz też w każdej chwili cofnąć w ustawieniach swojego konta Google lub Microsoft.

Dane użytkownika Google. Wykorzystywanie przez Vigore informacji otrzymanych z interfejsów API Google oraz ich przekazywanie do jakiejkolwiek innej aplikacji odbywa się zgodnie z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika w usługach Google API (Google API Services User Data Policy), w tym z wymogami dotyczącymi ograniczonego użytkowania (Limited Use). W szczególności:

• Wykorzystujemy dane użytkownika Google wyłącznie w celu świadczenia i ulepszania opisanych powyżej funkcji kalendarza, które widzisz w Vigore.
• Nie przekazujemy danych użytkownika Google innym podmiotom, chyba że jest to niezbędne do świadczenia tych funkcji, do zachowania zgodności z prawem lub w ramach połączenia, przejęcia albo sprzedaży aktywów — a w tym ostatnim przypadku wyłącznie po uzyskaniu Twojej wyraźnej uprzedniej zgody.
• Nie wykorzystujemy danych użytkownika Google do celów reklamowych i nie sprzedajemy ich.
• Nie wykorzystujemy danych użytkownika Google do tworzenia, ulepszania ani trenowania ogólnych modeli sztucznej inteligencji lub uczenia maszynowego.
• Żadna osoba w Vigore nie odczytuje Twoich danych użytkownika Google, chyba że wyraziłeś na to zgodę w związku z konkretnym zgłoszeniem (na przykład pytaniem do działu wsparcia), jest to niezbędne ze względów bezpieczeństwa, wymaga tego prawo lub dane zostały zagregowane i zanonimizowane na potrzeby operacji wewnętrznych.

Te same zasady stosujemy do danych z kalendarzy Microsoft.

5. Publiczne strony rezerwacji

Gdy klient Vigore opublikuje stronę rezerwacji lub widżet, wybrane przez niego informacje profilowe stają się publicznie widoczne na tej stronie, w osadzonym widżecie i pod bezpośrednimi linkami. Są to na przykład imiona i nazwiska, zdjęcia, stanowiska, biogram, numer telefonu, adres i usługi. O tym, co zostanie opublikowane, decyduje klient Vigore. W odniesieniu do członków swojego zespołu decyduje o tym gabinet, który odpowiada też za ich poinformowanie. Wydarzenia z kalendarza i dane klientów nigdy nie są publikowane.

6. Komu udostępniamy dane osobowe

Nie sprzedajemy danych osobowych. Udostępniamy je wyłącznie:

• Naszym podmiotom przetwarzającym, które działają na nasze polecenie: w zakresie hostingu i przechowywania plików (DigitalOcean), dostarczania i zabezpieczania strony internetowej (Cloudflare), wysyłki wiadomości e-mail (SendGrid), zarządzania relacjami z klientami (HubSpot), analityki strony internetowej i produktu (Google Analytics, Microsoft Clarity), identyfikowania firmy stojącej za wizytą na stronie (Leadinfo), zarządzania tagami po stronie serwera (Stape) oraz asystenta AI w Vigore (Anthropic). Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających jest dostępna na żądanie pod adresem [email protected].
• Stripe — w celu przetwarzania płatności. W przypadku rezerwacji obejmuje to imię i nazwisko, adres e-mail i numer telefonu klienta. Stripe działa częściowo jako nasz podmiot przetwarzający, a częściowo jako niezależny administrator.
• Google i Microsoft — gdy połączysz swój kalendarz (punkt 4), a Google także wtedy, gdy logujesz się kontem Google.
• Partnerom reklamowym (Google Ads, Meta i LinkedIn) — wyłącznie wtedy, gdy zaakceptujesz pliki cookie na naszej stronie internetowej.
• Organom władzy publicznej — gdy wymaga tego prawo.
• Nabywcy lub następcy prawnemu — jeśli Vigore będzie uczestniczyć w połączeniu lub przejęciu. Dane użytkownika Google są przekazywane wyłącznie po uzyskaniu Twojej wyraźnej uprzedniej zgody (punkt 4).

Powiadomimy klientów Vigore co najmniej 15 dni przed dodaniem lub zastąpieniem dalszego podmiotu przetwarzającego, który przetwarza dane ich klientów, a klienci Vigore mogą wnieść sprzeciw, zgodnie z naszą Umową powierzenia przetwarzania danych.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Nasze główne serwery i baza danych są hostowane przez DigitalOcean w UE. Niektórzy z naszych dostawców mają siedzibę w Stanach Zjednoczonych lub świadczą stamtąd wsparcie, w tym Google, Microsoft, Stripe, SendGrid, HubSpot, Cloudflare, Anthropic, Meta i LinkedIn. Dane osobowe mogą zatem być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W takim przypadku opieramy się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, takiej jak EU-U.S. Data Privacy Framework w przypadku certyfikowanych dostawców, lub na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej. Możesz zwrócić się do nas o więcej informacji na temat tych zabezpieczeń.

8. Jak długo przechowujemy dane osobowe

Specjaliści decydują, jak długo przechowują dane swoich klientów, i mogą usuwać klientów oraz wizyty w Vigore. Niektórzy specjaliści mają własny prawny obowiązek prowadzenia dokumentacji. Odpowiadają za to sami; Vigore nie jest systemem dokumentacji medycznej.

Możemy przechowywać dane dłużej, jeśli jest to niezbędne w związku z roszczeniem prawnym lub incydentem bezpieczeństwa.

9. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym:

• Szyfrowanie danych podczas przesyłania (HTTPS/TLS)
• Szyfrowane przechowywanie zapewniane przez naszego dostawcę hostingu
• Dodatkowe szyfrowanie tokenów dostępu do kalendarza i tytułów wydarzeń w kalendarzu
• Dostęp oparty na rolach, dzięki któremu członkowie zespołu widzą tylko to, na co pozwala ich rola
• Maskowanie danych osobowych w analityce produktu
• Regularne kopie zapasowe

Żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Jeśli naruszenie ochrony danych będzie Cię dotyczyć, podejmiemy działania wymagane przez RODO, co może obejmować poinformowanie niderlandzkiego organu ochrony danych, naszych klientów oraz osób, których naruszenie dotyczy.

10. Pliki cookie i podobne technologie

Nasza strona internetowa wykorzystuje:

• Niezbędne pliki cookie, które są potrzebne do działania i ochrony strony oraz zapamiętania Twojego wyboru dotyczącego plików cookie: vigore_consent (12 miesięcy) oraz __cf_bm od Cloudflare (30 minut).
• Nasz plik cookie atrybucji, vigore_attribution (90 dni), który zapamiętuje, jaka kampania lub strona internetowa Cię do nas skierowała, abyśmy mogli powiązać ją z rejestracją.
• Narzędzia analityczne (Google Analytics, Microsoft Clarity, Leadinfo), które pomagają nam zrozumieć, jak korzysta się ze strony i jakie firmy ją odwiedzają. Leadinfo wykorzystuje Twój adres IP do ustalenia firmy, z której łączysz się ze stroną.
• Narzędzia marketingowe (Google Ads, Meta, LinkedIn, HubSpot), które mierzą, które kampanie przynoszą odwiedziny i rejestracje, oraz pozwalają nam wyświetlać nasze reklamy osobom, które odwiedziły naszą stronę.

Narzędzia analityczne i marketingowe są wczytywane dopiero po kliknięciu przycisku Akceptuj w naszym banerze cookie. Nasze zarządzanie tagami odbywa się za pośrednictwem serwera w UE (Stape). Pliki cookie możesz też usunąć w swojej przeglądarce. Więcej szczegółów zawiera nasza Informacja o plikach cookie.

W panelu Vigore

Korzystamy z Microsoft Clarity, aby zrozumieć, jak używany jest produkt. Dane osobowe widoczne na ekranie są maskowane. Dopóki nie zaakceptujesz plików cookie, Clarity działa bez plików cookie. Jeśli je zaakceptujesz, Clarity może również zapisywać własne pliki cookie.

W widżecie rezerwacji

Widżet rezerwacji na stronie internetowej specjalisty nie zapisuje plików cookie na tej stronie. Analityka w widżecie działa wyłącznie wtedy, gdy właściciel strony przekaże zgodę odwiedzającego.

11. Wiadomości serwisowe i marketing

Wysyłamy wiadomości serwisowe niezbędne do prowadzenia Twojego konta, takie jak potwierdzenia, komunikaty dotyczące bezpieczeństwa i informacje o zmianach w usłudze. Nie możesz z nich zrezygnować, dopóki posiadasz konto.

Wiadomości marketingowe wysyłamy wyłącznie wtedy, gdy wyrazisz zgodę na ich otrzymywanie, a z subskrypcji możesz zrezygnować za pomocą linku zamieszczonego w każdej wiadomości.

12. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługuje Ci prawo do:

• Dostępu do swoich danych osobowych
• Ich sprostowania lub usunięcia
• Ograniczenia ich przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
• Otrzymania ich w formacie umożliwiającym przenoszenie
• Wycofania zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem

To, które prawa mają zastosowanie, może zależeć od podstawy prawnej przetwarzania. Żądanie prześlij na adres [email protected]. Odpowiadamy w ciągu jednego miesiąca. W przypadku złożonego żądania możemy przedłużyć ten termin o maksymalnie dwa kolejne miesiące, o czym poinformujemy Cię wraz z podaniem przyczyny. Możemy poprosić Cię o potwierdzenie tożsamości.

Jeśli jesteś klientem specjalisty korzystającego z Vigore, zapoznaj się z punktem 2.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do niderlandzkiego organu ochrony danych (Autoriteit Persoonsgegevens) lub do organu nadzorczego w Twoim kraju.

13. Dzieci

Konta Vigore są przeznaczone dla osób pełnoletnich: aby je utworzyć, musisz mieć ukończone 18 lat, zgodnie z naszymi Warunkami korzystania z usługi.

Specjaliści mogą korzystać z Vigore do zarządzania wizytami klientów niepełnoletnich. W takim przypadku specjalista jako administrator odpowiada za spełnienie mających zastosowanie wymogów prawnych, takich jak uzyskanie, w razie potrzeby, zgody rodzica lub opiekuna prawnego.

14. Zmiany niniejszej Polityki

Możemy aktualizować niniejszą Politykę prywatności w przypadku zmian w naszej usłudze lub w przepisach prawa. Data na górze wskazuje najnowszą wersję. O istotnych zmianach poinformujemy klientów e-mailem lub w produkcie, zanim wejdą one w życie. Jeśli zmiana będzie wymagała Twojej zgody, poprosimy Cię o nią.