1. Сфера действия и роли

Настоящее DPA применяется к персональным данным, которые вы, члены вашей команды или ваши клиенты вносят в Vigore и которые мы обрабатываем, чтобы предоставлять вам сервис («Данные клиентов»). Вы являетесь контролёром Данных клиентов; мы — обработчиком. Обработка описана в Приложении 1.

Оно не распространяется на данные, которые мы обрабатываем как контролёр в собственных целях, в частности вашу учётную запись, выставление счетов и наш веб-сайт. Такая обработка описана в нашей Политике конфиденциальности.

2. Ваши обязанности

• Вы обеспечиваете наличие действительного правового основания для Данных клиентов, которые вносите, а для данных о здоровье или других особых категорий — действительного исключения в соответствии со статьёй 9 GDPR.
• Вы информируете своих клиентов о том, как обрабатываете их данные, в том числе о том, что используете Vigore.
• Vigore — это инструмент для планирования, а не система медицинских записей. Вы не храните диагнозы, сведения о лечении или другие медицинские записи в заметках о клиентах или формах записи.
• Вы решаете, как долго хранятся Данные клиентов, и удаляете клиентов и записи в Vigore, когда они вам больше не нужны.

3. Наши обязанности

Мы обязуемся:

• Обрабатывать Данные клиентов только в соответствии с вашими задокументированными указаниями. Вашими указаниями являются настоящее DPA, Условия использования и способ, которым вы используете и настраиваете Vigore. Мы сообщим вам, если будем считать, что какое-либо указание нарушает законодательство о защите данных.
• Обеспечивать, чтобы все сотрудники Vigore, имеющие доступ к Данным клиентов, были обязаны соблюдать конфиденциальность.
• Принимать надлежащие технические и организационные меры для защиты Данных клиентов, как описано в Приложении 2.
• Помогать вам, насколько это разумно возможно, отвечать на запросы ваших клиентов, осуществляющих свои права, и пересылать вам любой такой запрос, поступивший непосредственно к нам.
• Помогать вам выполнять обязанности в отношении безопасности, нарушений безопасности данных, оценки воздействия на защиту данных и предварительных консультаций с учётом доступной нам информации.
• Не использовать Данные клиентов в собственных целях и не продавать их.

4. Нарушения безопасности данных

Если нам станет известно о нарушении безопасности персональных данных, касающемся Данных клиентов, мы уведомим вас без неоправданной задержки и, по возможности, в течение 48 часов. Мы предоставим вам информацию, необходимую для оценки нарушения и, если это требуется, для уведомления о нём надзорного органа в течение 72 часов и информирования пострадавших лиц. Мы примем разумные меры для ограничения последствий.

5. Субобработчики

Вы предоставляете нам общее разрешение на привлечение субобработчиков. Действующие субобработчики перечислены в Приложении 3. С каждым из них мы заключили письменное соглашение с обязательствами по защите данных, которые обеспечивают как минимум такой же уровень защиты, как настоящее DPA, и мы остаёмся ответственными за их работу.

Мы будем уведомлять вас по электронной почте или в Vigore не менее чем за 15 дней до того, как добавим или заменим субобработчика. В течение этого срока вы можете возразить по обоснованным соображениям защиты данных, написав на [email protected]. Тогда мы постараемся найти решение вместе с вами. Если это не удастся, вы можете прекратить пользование соответствующим сервисом без штрафных санкций.

Интеграции, которые вы самостоятельно решили подключить, например Google Calendar, Microsoft Outlook или ваша собственная учётная запись Stripe, не являются нашими субобработчиками. Вы пользуетесь ими в соответствии с собственным соглашением с соответствующим поставщиком, а мы отправляем им данные по вашему указанию.

6. Передача за пределы ЕЭЗ

Наш основной хостинг расположен в ЕС. Если субобработчик обрабатывает Данные клиентов за пределами Европейской экономической зоны, мы обеспечиваем защиту такой передачи решением об адекватности (например, Рамочной программой конфиденциальности данных ЕС — США (EU-U.S. Data Privacy Framework) для сертифицированных поставщиков) или Стандартными договорными положениями Европейской комиссии.

7. Информация и аудиты

По запросу мы предоставим вам информацию, которая обоснованно нужна вам, чтобы подтвердить соблюдение настоящего DPA. Если этого недостаточно, вы можете раз в год провести аудит самостоятельно или поручить его независимому аудитору, обязанному соблюдать конфиденциальность, с уведомлением не менее чем за 30 дней, в рабочее время и за собственный счёт.

8. Удаление и возврат

Вы можете в любой момент экспортировать свои данные из Vigore, пока существует ваша учётная запись. Когда владелец учётной записи удаляет учётную запись, мы удаляем Данные клиентов из наших активных систем в течение 30 дней, если закон не обязывает нас их хранить. Удалённые данные могут оставаться в резервных копиях до 7 дней, пока они не будут перезаписаны.

Клиент может записываться в несколько практик, которые пользуются Vigore. Каждая практика является контролёром собственных данных об этом клиенте. Когда вы удаляете свою учётную запись, мы удаляем ваши данные о клиенте, но сохраняем данные клиента для других практик.

9. Ответственность, срок действия и применимое право

Ограничение ответственности, предусмотренное Условиями использования, применяется к настоящему DPA в пределах, допустимых законом. Настоящее DPA действует до тех пор, пока мы обрабатываем Данные клиентов для вас. В случае противоречия между настоящим DPA и Условиями использования в отношении защиты персональных данных преимущественную силу имеет настоящее DPA. Настоящее DPA регулируется правом Нидерландов, а споры передаются на рассмотрение компетентного суда в Амстердаме.

Используя Vigore, вы соглашаетесь с настоящим DPA. Если вам нужен подписанный экземпляр, свяжитесь с нами по адресу [email protected].

Приложение 1: Описание обработки

• Предмет и цель: предоставление сервиса записи и планирования Vigore: страницы записи и виджет, записи на приём, управление клиентами, платежи, электронные письма и интеграции с календарями.
• Продолжительность: в течение всего времени использования вами Vigore, а также срока удаления, указанного в разделе 8.
• Характер: сбор, хранение, упорядочивание, отображение, отправка и удаление данных.
• Субъекты данных: ваши клиенты, а также члены вашей команды в той мере, в какой вы управляете ими в Vigore.
• Типы данных: имя, адрес электронной почты, номер телефона, сведения о записи (услуга, дата, время, место, цена, статус оплаты), ответы в форме записи, добавленные вами заметки и сообщения, отправленные через Vigore.
• Особые категории: некоторые данные могут раскрывать информацию о здоровье, например название процедуры или ответ в форме записи. Мы обрабатываем такие данные только для предоставления сервиса по вашим указаниям.

Приложение 2: Меры безопасности

• Шифрование данных при передаче (HTTPS/TLS)
• Зашифрованное хранение, обеспечиваемое нашим хостинг-провайдером
• Дополнительное шифрование токенов доступа к календарю и названий событий календаря
• Доступ на основе ролей в Vigore, чтобы члены команды видели только то, что позволяет их роль
• Доступ к производственным системам только для сотрудников, которым он нужен
• Маскирование персональных данных в продуктовой аналитике
• Ежедневное резервное копирование с хранением копий в течение 7 дней
• Хранение журналов сервера в течение 30 дней

Приложение 3: Субобработчики