1. Кто мы

Red Ocean B.V. (осуществляет деятельность под названием Vigore)
Номер в Торговой палате (KvK): 92418201
Kabelweg 22, 1014 BB Amsterdam, Нидерланды
Контакт по вопросам конфиденциальности: [email protected]

Мы не назначали инспектора по защите данных. Вопросы о конфиденциальности можно направлять по указанному выше адресу.

2. Наши две роли: контролёр и обработчик

Vigore — это платформа для записи и планирования для специалистов и практик в сфере здоровья и благополучия («заказчики»). В зависимости от данных мы выполняем одну из двух ролей.

Vigore как контролёр. Мы определяем, как и с какой целью используются персональные данные для нашей собственной деятельности: посетители нашего веб-сайта, учётные записи наших заказчиков и членов их команд, выставление счетов, поддержка клиентов и сервисные письма, маркетинг, веб-аналитика, а также безопасность и предотвращение мошенничества. Настоящая Политика конфиденциальности в основном описывает именно такую обработку.

Vigore как обработчик. Когда специалист использует Vigore для управления своими клиентами и записями, контролёром данных этих клиентов является специалист (или его практика) — это, в частности, имя клиента, контактные данные, записи, ответы в форме записи и заметки. Vigore обрабатывает эти данные только по указаниям специалиста и в соответствии с нашим Соглашением об обработке данных. Специалист решает, какие данные он собирает, с какой целью и на каком правовом основании.

Если вы являетесь клиентом специалиста, который пользуется Vigore, по поводу своих данных (например, чтобы просмотреть, исправить или удалить их) сначала обратитесь к этому специалисту. Если вы обратитесь к нам, мы перенаправим ваш запрос специалисту или поможем ему на него ответить.

Независимые контролёры. Некоторые сервисы, с которыми мы сотрудничаем, используют персональные данные в собственных целях в соответствии с собственными политиками конфиденциальности: Stripe — для платежей и предотвращения мошенничества, Google и Microsoft — для вашей учётной записи календаря, а также выбранные вами поставщики услуг входа.

3. Персональные данные, которые мы обрабатываем как контролёр

Мы не используем персональные данные для автоматизированного принятия решений или профилирования, которые влекут для вас правовые или аналогичные существенные последствия.

Мы не храним данные платёжных карт. Платежи обрабатывает Stripe.

Информация о здоровье. Vigore используют специалисты в сфере здоровья и благополучия. Некоторая информация в Vigore может раскрывать сведения о здоровье лица, например название процедуры, заметка о клиенте, ответ в форме записи или название события в календаре. Не каждая запись в сфере благополучия является данными о здоровье, но часть таких данных может относиться к особым категориям данных в соответствии с GDPR. Специалист как контролёр отвечает за наличие действительного правового основания и, при необходимости, исключения в соответствии со статьёй 9 GDPR. Мы обрабатываем эту информацию только для предоставления сервиса по его указаниям и защищаем её мерами, описанными в разделе 9.

Vigore — это инструмент для планирования, а не система медицинских записей. Мы просим специалистов не хранить диагнозы, сведения о лечении или другую информацию о здоровье в заметках о клиентах или формах записи.

4. Интеграции с календарями (Google и Microsoft)

Подключение календаря Google Calendar или Microsoft Outlook является необязательным, и вы можете отключить его в любой момент. Подключая календарь, вы предоставляете Vigore доступ через свою учётную запись Google или Microsoft.

Мы добавляем ваши записи в ваш календарь. Каждый ваш приём добавляется в ваш основной календарь с указанием названия услуги и имени клиента, времени и места, а также контактных данных клиента (адреса электронной почты и, если он указан, номера телефона). Перенесённые и отменённые приёмы обновляются в вашем календаре. Ваш поставщик календаря хранит эти события на собственных условиях. Названия услуг могут раскрывать сведения о здоровье клиента, поэтому выбирайте названия, которые вы готовы показывать в календаре.

В случае двусторонней синхронизации мы также показываем ваши собственные события в Vigore. Мы считываем события из вашего основного календаря и показываем их в вашем расписании Vigore. Время, отмеченное как занятое, клиенты не могут забронировать. Если двусторонняя синхронизация выключена, мы не считываем события вашего календаря.

Что мы считываем и храним в случае двусторонней синхронизации. Мы считываем события начиная с предыдущего дня примерно на три месяца вперёд и регулярно их обновляем. Для каждого события мы храним название, время начала и окончания, длится ли оно весь день, отмечено ли оно как занятое или свободное время, ответили ли вы уже на приглашение, а также идентификатор события со ссылкой на событие и его серию повторений. Тип события и ваш ответ мы считываем только для того, чтобы решить, показывать ли событие: отклонённые события, дни рождения и записи о рабочем месте не учитываются. Мы не храним описания событий, места проведения или списки гостей и не считываем другие ваши календари.

Мы также храним адрес электронной почты подключённой учётной записи календаря и токены доступа, которые предоставляют нам Google или Microsoft.

Кто это видит. Названия событий видите только вы. Коллеги в вашей практике видят это время как «Занято» без названия. Клиенты никогда не видят событий вашего календаря; они видят лишь, что определённое время недоступно.

Как мы это защищаем. Названия событий и токены доступа хранятся в нашей базе данных в зашифрованном виде. Импортированные события удаляются через 7 дней после их окончания. Персональные данные в событиях календаря маскируются в нашей продуктовой аналитике.

Отключение. Когда вы отключаете календарь, мы удаляем ваши токены доступа и импортированные события, убираем из вашего календаря будущие записи Vigore и прекращаем считывать ваш календарь и вносить в него изменения. Вы также можете в любой момент отозвать доступ Vigore в настройках своей учётной записи Google или Microsoft.

Данные пользователей Google. Использование Vigore информации, полученной от API Google, и её передача любому другому приложению будут соответствовать Политике в отношении данных пользователей сервисов Google API, включая требования ограниченного использования (Limited Use). В частности:

• Мы используем данные пользователей Google только для предоставления и улучшения описанных выше функций календаря, которые вы видите в Vigore.
• Мы не передаём данные пользователей Google другим лицам, за исключением случаев, когда это необходимо для предоставления этих функций, для соблюдения требований законодательства или в рамках слияния, приобретения или продажи активов, причём в последнем случае — только после вашего явного предварительного согласия.
• Мы не используем данные пользователей Google для рекламы и не продаём их.
• Мы не используем данные пользователей Google для разработки, улучшения или обучения обобщённых моделей искусственного интеллекта или машинного обучения.
• Ни один сотрудник Vigore не читает ваши данные пользователя Google, за исключением случаев, когда вы согласились на это для конкретного запроса (например, обращения в службу поддержки), это необходимо для безопасности, этого требует закон или данные были агрегированы и анонимизированы для внутренних операций.

Те же правила мы применяем к данным из календарей Microsoft.

5. Публичные страницы записи

Когда заказчик публикует страницу записи или виджет, выбранная им информация профиля становится общедоступной на этой странице, во встроенном виджете и по прямым ссылкам. Это, например, имена, фотографии, должности, биография, номер телефона, адрес и услуги. Что именно публиковать, решает заказчик. В отношении членов команды это решает практика, которая отвечает за их информирование. События календаря и данные клиентов никогда не публикуются.

6. Кому мы передаём персональные данные

Мы не продаём персональные данные. Мы передаём их только:

• Нашим обработчикам, которые действуют по нашим указаниям: хостинг и хранение файлов (DigitalOcean), доставка веб-сайта и безопасность (Cloudflare), доставка электронных писем (SendGrid), управление отношениями с клиентами (HubSpot), аналитика веб-сайта и продукта (Google Analytics, Microsoft Clarity), определение компании, из которой осуществлено посещение веб-сайта (Leadinfo), серверное управление тегами (Stape) и AI-ассистент в Vigore (Anthropic). Актуальный перечень субобработчиков можно получить по запросу по адресу [email protected].
• Stripe — для обработки платежей. Для записей это включает имя клиента, адрес электронной почты и номер телефона. Stripe действует частично как наш обработчик, а частично как независимый контролёр.
• Google и Microsoft — когда вы подключаете свой календарь (раздел 4), а также Google — когда вы входите через свою учётную запись Google.
• Рекламным партнёрам (Google Ads, Meta и LinkedIn) — только если вы принимаете файлы cookie на нашем веб-сайте.
• Государственным органам — когда этого требует закон.
• Покупателю или правопреемнику — если Vigore участвует в слиянии или поглощении. Данные пользователей Google передаются только после вашего явного предварительного согласия (раздел 4).

Мы будем уведомлять заказчиков не менее чем за 15 дней до того, как добавим или заменим субобработчика, который обрабатывает данные их клиентов, и заказчики могут возразить против этого, как определено в нашем Соглашении об обработке данных.

7. Международная передача данных

Наши основные серверы и база данных размещены в DigitalOcean в ЕС. Некоторые наши поставщики расположены в Соединённых Штатах или оказывают поддержку оттуда, в частности Google, Microsoft, Stripe, SendGrid, HubSpot, Cloudflare, Anthropic, Meta и LinkedIn. Поэтому персональные данные могут передаваться за пределы Европейской экономической зоны.

В таких случаях мы опираемся на решения Европейской комиссии об адекватности, например Рамочную программу конфиденциальности данных ЕС — США (EU-U.S. Data Privacy Framework) для сертифицированных поставщиков, или на Стандартные договорные положения Европейской комиссии. Вы можете обратиться к нам за дополнительной информацией об этих гарантиях.

8. Как долго мы храним персональные данные

Специалисты сами решают, как долго хранить данные своих клиентов, и могут удалять клиентов и записи в Vigore. У некоторых специалистов есть собственная юридическая обязанность вести учёт. Это их ответственность; Vigore не является системой медицинских записей.

Мы можем хранить данные дольше, если это необходимо для урегулирования правового требования или инцидента безопасности.

9. Безопасность

Мы применяем технические и организационные меры, соответствующие риску, в частности:

• Шифрование данных при передаче (HTTPS/TLS)
• Зашифрованное хранение, обеспечиваемое нашим хостинг-провайдером
• Дополнительное шифрование токенов доступа к календарю и названий событий календаря
• Доступ на основе ролей, чтобы члены команды видели только то, что позволяет их роль
• Маскирование персональных данных в продуктовой аналитике
• Регулярное резервное копирование

Ни одна система не является полностью защищённой. Если нарушение безопасности данных затронет вас, мы будем действовать в соответствии с требованиями GDPR, что может включать уведомление Нидерландского органа по защите данных, наших заказчиков и пострадавших лиц.

10. Файлы cookie и аналогичные технологии

Наш веб-сайт использует:

• Необходимые файлы cookie, которые нужны для работы и защиты сайта и для запоминания вашего выбора в отношении файлов cookie: vigore_consent (12 месяцев) и __cf_bm от Cloudflare (30 минут).
• Наш файл cookie атрибуции, vigore_attribution (90 дней), который запоминает, какая кампания или веб-сайт привели вас к нам, чтобы мы могли связать это с регистрацией.
• Аналитику (Google Analytics, Microsoft Clarity, Leadinfo), которая помогает нам понять, как используется сайт и какие компании его посещают. Leadinfo использует ваш IP-адрес, чтобы определить компанию, из которой вы заходите.
• Маркетинг (Google Ads, Meta, LinkedIn, HubSpot), который измеряет, какие кампании приводят посетителей и регистрации, и позволяет нам показывать нашу рекламу людям, посетившим наш сайт.

Инструменты аналитики и маркетинга загружаются только после того, как вы нажмёте «Принять» в нашем баннере файлов cookie. Управление тегами осуществляется через сервер в ЕС (Stape). Вы также можете удалить файлы cookie в своём браузере. Подробнее — в нашем Уведомлении о файлах cookie.

В панели управления Vigore

Мы используем Microsoft Clarity, чтобы понимать, как используется продукт. Персональные данные на экране маскируются. Пока вы не примете файлы cookie, Clarity работает без файлов cookie. Если вы их примете, Clarity также может устанавливать свои файлы cookie.

В виджете записи

Виджет записи на веб-сайте специалиста не устанавливает файлы cookie на этом веб-сайте. Аналитика в виджете работает только тогда, когда владелец веб-сайта передаёт согласие посетителя.

11. Сервисные и маркетинговые письма

Мы отправляем сервисные письма, необходимые для работы вашей учётной записи, например подтверждения, уведомления о безопасности и об изменениях в сервисе. Отказаться от них, пока у вас есть учётная запись, невозможно.

Мы отправляем маркетинговые письма только тогда, когда вы согласились их получать, и вы можете отписаться по ссылке в каждом письме.

12. Ваши права

В соответствии с GDPR вы имеете право:

• Получить доступ к своим персональным данным
• Требовать их исправления или удаления
• Ограничить их обработку или возразить против неё
• Получить их в переносимом формате
• В любой момент отозвать своё согласие, что не влияет на законность обработки, осуществлённой до этого

Какие именно права применяются, может зависеть от правового основания обработки. Направляйте свой запрос на [email protected]. Мы отвечаем в течение одного месяца. Если запрос сложный, мы можем продлить этот срок ещё не более чем на два месяца и сообщим вам причину. Мы можем попросить вас подтвердить свою личность.

Если вы являетесь клиентом специалиста, который пользуется Vigore, см. раздел 2.

Вы также имеете право подать жалобу в Нидерландский орган по защите данных (Autoriteit Persoonsgegevens) или в надзорный орган в своей стране.

13. Дети

Учётные записи Vigore предназначены для совершеннолетних: чтобы создать учётную запись, вам должно быть не менее 18 лет, как указано в наших Условиях использования.

Специалисты могут использовать Vigore для управления записями несовершеннолетних клиентов. В таком случае специалист как контролёр отвечает за соблюдение соответствующих правовых требований, например получение согласия родителей или опекуна, если это необходимо.

14. Изменения настоящей Политики

Мы можем обновлять настоящую Политику конфиденциальности, когда меняется наш сервис или законодательство. Дата вверху указывает на последнюю версию. О существенных изменениях мы будем сообщать заказчикам по электронной почте или в продукте до их вступления в силу. Если изменение требует вашего согласия, мы попросим его.